Analiza wymagań projektu – jak powinna wyglądać i dlaczego jest bardzo istotna w działaniach IT?

Każdy projekt informatyczny, zarówno ten zajmujący się wytwarzaniem oprogramowania od zera, jak i ten mający na celu rozwój już istniejącego oprogramowania nie może odnieść sukcesu bez wykonania szczegółowej analizy wymagań projektu. Coraz więcej firm wdraża w swoich projektach etap analizowania wymagań, co niejako potwierdza wagę tego obszaru. Czym jest analiza wymagań i dlaczego warto ją stosować w swojej organizacji?

 

 

Czym jest analiza wymagań projektu w IT?

 

Analiza wymagań w branży IT jawi się pod wieloma nazwami, takimi jak specyfikacja biznesowa projektu IT, wymagania funkcjonalne czy właśnie analiza wymagań. W zależności możemy spotkać się z różnym określeniem tego samego procesu – określenia, jaki jest cel stworzenia danego oprogramowania czy rozwiązania IT.

Analiza wymagań często polega na spotkaniu zespołu projektowego z klientem końcowym, na którym to omawia się, co dane rozwiązanie IT powinno zawierać, jakie problemy powinno rozwiązywać, a także czego jeszcze użytkownik końcowy oczekuje po danym oprogramowaniu. Bardzo ważne, by analiza wymagań była jednym z początkowych etapów tworzenia rozwiązania. Dopiero gdy te dwa światy – biznes i IT dojdą do jednorodnego stanowiska względem wymagań oprogramowania, można z czystym sumieniem rozpocząć pracę nad projektem.

 

 

Co składa się na dobry dokument analizy wymagań projektu

 

Bez względu na to, jak bardzo zaawansowane narzędzie jest przedmiotem projektu, dokument analizy wymagań powinien spełniać pewne sztywne kryteria, które sprawią, że każda strona w jednoznaczny sposób zrozumie, na czym tak naprawdę dane oprogramowanie będzie polegać.

Przede wszystkim analiza wymagań projektu powinna mieć pewną logiczną strukturę. Dokument powinien rozpocząć się od informacji, dla kogo jest stworzone oprogramowanie, czy jest to projekt wewnętrzny, czy zewnętrzny. Warto na tym etapie krótko scharakteryzować branżę lub firmę, która będzie korzystała z naszego rozwiązania.

W kolejnej części dokumentu powinien pojawić się szczegółowy opis procesów biznesowych, które będą przedmiotem działania rozwiązania IT. Jak na ten moment proces biznesowy jest realizowany i jak aplikacja czy system ma zmienić procedowanie konkretnych czynności w ramach całego procesu.

Kolejny etap tworzenia dobrego dokumentu analizy wymagań projektu to uszczegółowienie celów, dla których oprogramowanie będzie w ogóle wdrażane. Czy oprogramowanie ma skrócić czas wykonywania konkretnych czynności o 20%? Czy koszty realizacji procesu są tak duże, że oprogramowanie zrobi to taniej? Które funkcje oprogramowania są kluczowe? Te wszystkie informacje składają się na wysokiej jakości dokument analizy wymagań projektu.

 

 

Analiza wymagań projektu IT a outsourcing i body leasing

 

Niejednokrotnie w historii branży zdarzyła się sytuacja, w której świetny pomysł już w przedbiegach spalił na panewce ze względu na brak lub bardzo ubogą analizę wymagań projektu IT. Taki stan rzeczy spowodowany jest w głównej mierze brakiem kompetencji specjalistów IT, którzy nigdy nie uczestniczyli w projektowaniu wymagań konkretnego oprogramowania. Czy w takiej sytuacji organizacja musi pogodzić się z ryzykiem fiaska projektu? Niekoniecznie, jeśli weźmie pod uwagę możliwość outsourcingu IT czy body leasingu.

Obie usługi są bardzo zbliżone do siebie pod względem mechaniki i celów wykorzystania. Organizacja potrzebuje pozyskać na określony czas specjalistę, który jest jednocześnie ekspertem w pewnej konkretnej dziedzinie. Taki zewnętrzny konsultant dla naszego przykładu może specjalizować się w realizowaniu analizy wymagań projektów IT. Jeśli więc brakuje nam osoby świadomej wyzwań, które natrafiają się podczas pierwszych etapów projektu, warto zwrócić się o pomoc do ekspertów IT, którzy mogą współpracować z nami właśnie na zasadzie outsourcingu czy body leasingu.

Oba te obszary współpracy zyskują na swojej popularności, nie tylko pod względem zwykłego konsultingu, ale i przejmowania wielu innych zadań z obszaru IT w firmie, która nie inwestuje we własną kadrę i sprzęt.

 

 

Czemu analiza wymagań projektu informatycznego jest niezwykle istotna?

 

Pomimo względnie wysokiej świadomości branży IT, wciąż wiele firm informatycznych celowo pomija proces analizy wymagań projektu informatycznego. Taki stan rzeczy może mieć wiele źródeł – chęć redukcji kosztów projektu, przyśpieszenia prac nad projektem, czy brak wyspecjalizowanej kadry, która może taką analizę wymagań przeprowadzić.

Warto jednak podkreślić, że analiza wymagań projektu informatycznego stanowi jeden z najistotniejszych etapów tworzenia każdego oprogramowania. Dlaczego?

Przede wszystkim ze względu na znacznie lepszą orientację dotyczącą kolejnych etapów tworzenia oprogramowania. Bez solidnej analizy ciężko będzie oszacować, jak długo potrwa tworzenie poszczególnych etapów rozwiązania, a także jakie będą koszty ich stworzenia. Jeśli przejdziemy przez każdą funkcjonalność, determinując jej cel i sposób działania, na bieżąco zespół projektowy będzie w stanie oszacować czas realizacji i koszty. Jeśli klient uzna je za niesatysfakcjonujące, zawsze na tym etapie można odstąpić od danego punktu.

Jeśli analiza wymagań nie zostanie wykonana należycie, istnieje ogromne ryzyko eskalacji nieporozumień już na etapie odbioru projektu przez klienta. Brak analizy prowadzi również do znacznego wydłużenia procesu wytwarzania oprogramowania, a niewykluczone, że zbyt duże koszty również będą niemiłą niespodzianką dla klienta. 

 

 

Jakich kwestii nie poruszać w analizie wymagań projektu?

 

W analizie wymagań projektu mogą pojawić się pewne błędy, które mogą wpłynąć na ogólną jakość gotowego rozwiązania lub problemy jeszcze na etapie jego wytwarzania. O czym dokładnie mowa?

Przede wszystkim brak priorytetyzacji wymagań. Niektóre funkcjonalności są kluczowe pod względem znaczenia dla biznesu. Inne natomiast są przydatne, jednak ze względu na relatywnie mniejszą korzyść mogą zostać wyeliminowane, jeśli zespół projektowy napotyka pewne trudności. Bardzo ważne jest, by podkreślić, które wymagania są najważniejsze.

Warto również przemyśleć każde wymaganie, które ma zostać włączone do projektu. Zdarzały się projekty, które składały się z tysięcy pojedynczych wymagań. Takie projekty są niezwykle trudne do zrealizowania, ze względu na bezkrytyczne dołączanie do analizy takich wymagań, które w dłuższym czasie nie będą stanowiły wartości dodanej do projektu.