Zarządzanie projektem wdrożenia w warunkach pandemii

Tydzień temu opublikowaliśmy wpis, w którym opowiadaliśmy historię pewnego projektu rozpoczętego tradycyjne, ale realizowanego z sukcesem w pełni zdalnie. Zakończyliśmy go pytaniem: czy tak już zostanie, czy będziemy działać tylko na odległość, czy może wrócimy do tego, co było przedtem? Naszym zdaniem ostatecznie zmiany nie będą znaczne, choć proporcje pewnie się zmienią.

Jak to będzie z podróżami służbowymi?

W projektach, które realizowane są daleko od Polski, podróże konsultantów zawsze stanowiły znaczny koszt. Teraz, kiedy klienci przekonali się, że praca zdalna może być efektywna, będą skłonni ograniczyć wydatki na podróże. Proporcje pracy zdalnej do pracy u klienta mogą się znacząco zmienić.

W przypadku projektów lokalnych nadal pozostanie jednak miejsce na spotkania twarzą w twarz. Analiza, opracowanie wymagań, projektowanie rozwiązań, konfigurowanie – te czynności najłatwiej i najszybciej wykonać, będąc u klienta. Kiedy mamy jakieś pytanie, najłatwiej podejść do kogoś do biurka i zapytać. Zajmuje to o wiele mniej czasu niż umawianie spotkania online czy nawet wykonanie połączenia telefonicznego – jeśli ktoś nie odbiera, to nawet nie wiemy dlaczego i żeby się tego dowiedzieć, trzeba wykonywać następne telefony; a jeśli nie zastajemy kogoś przy biurku, to od razu można zapytać kogoś, kto siedzi obok. Wszystko można załatwić zdalnie, ale trwa to zwykle dłużej i jest bardziej skomplikowane. Traci się przez to mnóstwo czasu. Kilka straconych minut każdego dnia z tak błahych powodów może przekładać się na poważne opóźnienia.

Czy możemy więc wyobrazić sobie, że zamykamy wspomniany projekt, rozpoczęty tradycyjnie i realizowany w pełni zdalnie, bez kolejnej wizyty u klienta? Tak, ale mimo to podczas końcowych testów wolelibyśmy być na miejscu, żeby można było przypilnować tego, czy wszyscy wykonują zaplanowane zadania, a w przypadku pojawienia się drobnego błędu błyskawicznie go skorygować.

Wnioski

Ostateczny wniosek powinien być chyba taki, że zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy tradycyjne, czy w „nowej normalności”, podlega tym samym regułom, a problemy w projektach realizowanych zdalnie to te same problemy spotykane od lat. Dlatego też sukces dziś, jak i w przyszłości zapewni trzymanie się trzech znanych od dawna zasad… no, może odrobinę zmodyfikowanych.

Po pierwsze, komunikacja jest kluczowa. Choć nie widzimy się codziennie i nie spotykamy się każdego ranka, żeby omówić status projektu, to używając odpowiednich narzędzi, możemy nadal trzymać rękę na pulsie. Ważne, żeby nie utonąć w e-mailach. Lepiej sprawdzą się regularne spotkania na Zoomie czy Microsoft Teams, które dostarczą kierownikowi projektu informacji o potencjalnych problemach i pozwolą realizować kolejne czynności w terminie.

Po drugie, utrzymanie produktywności wymaga udzielania klarownych wskazówek i jasnego określania realistycznych oczekiwań oraz terminów. Żeby to osiągnąć, trzeba zaplanować i zapewnić dostępność poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu inni będą mogli się z nimi szybko i efektywnie komunikować.

Po trzecie, nawet siedząc non stop przed komputerem, nie można zapominać, że po drugiej stronie mamy do czynienia z takimi samymi ludźmi jak my sami. Potrzeba zrozumienia i elastyczności, żeby cała maszyna pracowała bez przestojów. Mając to na uwadze, trzeba pamiętać, żeby od czasu do czasu, poza formalnymi spotkaniami, zorganizować online spotkanie nieformalne, podczas którego będzie można pożartować i lepiej się poznać.

Prawie 700 milionów użytkowników na całym świecie czyni LinkedIn największą profesjonalną siecią społecznościową. Każdy kto poważnie myśli o swojej karierze i rozwoju zawodowym, potrzebuje profilu na LinkedIn. Ale do zdobycia pracy nie wystarczy sama obecność w zawodowej sieci. Jak stworzyć dobry profil na LinkedIn, który przyciąga uwagę i pomaga dotrzeć do ludzi, którzy mogą pomóc nam rozwinąć naszą karierę? Oto przydatne wskazówki:

Dobry profil na LinkedIn to uzupełniony profil

Dobry profil zawodowy znacznie ułatwia promowanie się wśród pracodawców i otwiera wiele możliwości kariery. Co sprawia, że niektórzy systematycznie otrzymują oferty pracy przez LinkedIn, a inni, mimo podobnego przebiegu kariery, nie? Wygląda na to, że ci pierwsi po prostu wiedzą jak szukać pracy na LinkedIn. Zainteresowanie rekruterów lub jego brak zazwyczaj wynikają ze sposobu uzupełnienia konta. Brak pełnej informacji powoduje, że rekruter nie ma pewności, czy dany kandydat będzie pasował na dane stanowisko i dlatego czasem rezygnuje z kontaktu. Warto więc przyjrzeć się swojemu kontu i upewnić się, że dostarczymy jak najwięcej danych, które pozwolą dopasować nas do upragnionego stanowiska.  Jeżeli chcemy dać się znaleźć pracodawcy, zacznijmy od zdjęcia. Dodanie profesjonalnej fotografii to najprostsza rzecz jaką możemy zrobić, by przyciągnąć uwagę specjalistów HR. Chodzi o to, by wyróżnić się na tle konkurencji – bezosobowe profile łatwiej odsunąć na bok. Jeżeli chcemy mieć dobry profili na LinkedIn, nie pomijajmy też takich elementów jak nagłówek, podsumowanie zawodowe i opis doświadczenia.

Nie bójmy się też poprosić o rekomendacje i wystawiać je innym. To, co inni myślą o naszej pracy i co my mamy do powiedzenia na temat innych, ujawnia wartości jakie możemy wnieść do przyszłego pracodawcy. To element, który z dużym prawdopodobieństwem ostatecznie przekona rekruterów do kontaktu.

Linkedin a praca. Jak uczynić nasz profil bardziej atrakcyjnym dla rekruterów?

Dobry profil LinkedIn powinien być nie tylko aktualny, ale i zoptymalizowany tak, by rekruterzy łatwo mogli do nas dotrzeć.

Warto wiedzieć, że pracodawcy, wyszukując potencjalnych kandydatów, często używają konkretnych fraz, aby dopasować profile odpowiadające ich oczekiwaniom. Im więcej właściwych fraz uda nam się zamieścić, tym lepiej dla nas. LinkedIn działa bowiem w oparciu o algorytmy. W pierwszej kolejności wyświetla najlepiej uzupełnione konta, w których często powtarzają się dane słowa kluczowe. Wystarczy wpleść je w treść – aby dowiedzieć się, jakich słów kluczowych użyć, warto przejrzeć aktualne ogłoszenia z naszej branży. Pamiętajmy więc, że profile, w których opis doświadczenia ogranicza się do informacji o pracodawcy i stanowisku, zawsze będą mniej atrakcyjne niż te, w których wyszczególniono zakres obowiązków. Podobnie jest z nagłówkiem. Jeżeli nie wykorzystamy w nim potencjału słów kluczowych, domyślnie wyświetli się tam nasze aktualne stanowisko i firma, co jest mniej skuteczne.  Aby znaleźć pracę na LinkedIn, nie należy pomijać też podsumowania zawodowego. Mocny akcent w postaci streszczenia kariery, z podkreśleniem mocnych stron, zdecydowanie pomaga w przykuciu ich uwagi. W podsumowaniu warto wymienić branże, w których chcielibyśmy się rozwijać, zwłaszcza jeżeli zależy nam na pracy w konkretnym zakresie umiejętności. To ważne, aby osoba poszukująca pracownika nie miała wątpliwości jakie dziedziny, narzędzia i technologie nas interesują.

Jak jeszcze znaleźć prace na LinkedIn? Dla osób, które szukają zawodowych wyzwań, przewidziano specjalną funkcję. Wystarczy zaznaczyć, że jest się otwartym na oferty pracy, by rekruterzy otrzymali taką informację. Opcja ta ma jednak jeden minus. Jeżeli ktoś nie chce, by aktualny pracodawca poznał jego plany, powinien pominąć tę opcję.

Korzyści z aktywności na LinkedIn

Dobry profil na LinkedIn to nie wszystko. Warto podjąć inicjatywę i rozpocząć komunikację, starając się dotrzeć do osób z branży. Można zrobić to na różne sposoby –  śledzić profile interesujących nas firm, polecać wartościowe publikacje, lub aktywnie budować sieć kontaktów z przedstawicielami wybranego obszaru. Każda z tych aktywności zwiększa widoczność naszego profilu, a tym samym stwarza nowe możliwości rozwoju kariery.

Niezależnie od branży, dołączanie do zawodowych i branżowych grup na LinkedIn, zapewni nam cenny kontakt z ekspertami. Aktywne uczestnictwo w dyskusjach, dzielenie się opiniami i wartościowe publikacje pozwalają budować swój profesjonalny wizerunek, a ten zawsz przyciąga rekruterów. Udzielanie się w komentarzach, polecenia i publikacje to dla nich potwierdzenie, że kandydat odnajdzie się w danym środowisku.

 

 

Business as usual, czyli na projektach bez zmian

Na początku tego roku zaczęliśmy przygotowywać się do projektu wdrożenia systemu ERP u klienta w jednym z krajów bałtyckich. W lutym zdążyliśmy jeszcze odbyć na miejscu kilka wstępnych spotkań, ale później nagle musieliśmy się przestawić na pracę w pełni zdalną. I wiecie co? Projekt jest realizowany zgodnie z założonym harmonogramem. Czy możemy sobie wyobrazić, że zamkniemy go bez kolejnej wizyty u klienta? Owszem, ale kiedy skończy się epidemia, chyba wolelibyśmy wrócić do tradycyjnego sposobu prowadzenia dalszych etapów tego projektu, podobnie jak i innych. W wielu wypadkach tak jest po prostu łatwiej, szybciej i przyjemniej.

Kiedy kolejne europejskie rządy, w tym polski, zaczęły wprowadzać ograniczenia poruszania się i zamknęły granice, finalizowaliśmy przygotowania do rozpoczęcia projektu. Okazało się, że nie jest to powód wystarczający, żeby nas zatrzymać. Tak jak planowaliśmy, pod koniec kwietnia podpisaliśmy umowę, prace wystartowały i wciąż trwają – wszystko zdalnie. Oczywiście, bezpośrednie spotkanie z przedstawicielami klienta na początku roku było pewnym plusem. Zdążyliśmy się bowiem trochę poznać, niemniej większość czynności prowadzona była i jest zdalnie.

Co jest największym wyzwaniem?

Czujemy, że w pewnych sytuacjach brakuje kontaktu twarzą w twarz. Będąc fizycznie w jednym pomieszczeniu, lepiej można ocenić zaangażowanie uczestników. O wiele łatwiej także wyczuć, czy wszystko zostało zrozumiane, czy coś pozostało dla kogoś niejasne. Pewnie, że pracując zdalnie, też można zadawać pytania. Praktyka pokazuje jednak, że nie wszyscy są na tyle otwarci, żeby z własnej inicjatywy zapytać o coś albo poprosić o powtórzenie. Jeśli jesteśmy na miejscu, obserwując czyjeś zachowanie, nie tylko twarz, ale również mowę ciała, można się tego domyślić.

Wyzwaniem są również długie sesje szkoleniowe. Wiele osób o wiele łatwiej radzi sobie z nimi w sali konferencyjnej, niż siedząc przed ekranem komputera we własnym domu czy biurze. To bardzo trudne, zwłaszcza dla prowadzącego szkolenie, który praktycznie cały czas musi mówić, często nie widząc uczestników. Nieco poprawia sytuację, jeśli wszystkie osoby biorące udział w szkoleniu online mają włączoną kamerę. Jeśli jednak prowadzący nie widzi uczestników, a oni w tym czasie nie zadają żadnych pytań, to nawet nie wie, czy są po drugiej stronie i go słuchają.

W przypadku tego projektu dodatkową trudnością jest to, że cała komunikacja z klientem odbywa się w języku angielskim. Trzeba dodać, że dla żadnego uczestnika projektu nie jest to język ojczysty. Co więcej, niektórzy kluczowi użytkownicy systemu nie mówią po angielsku i kierownik projektu po stronie klienta występuje w roli tłumacza. To byłoby utrudnieniem nawet w tradycyjnych warunkach, ale przy pracy zdalnej jest prawdziwym wyzwaniem.

Ktoś może powie, że przecież praca zdalna, telekonferencje nie są żadną nowością, że były standardowo wykorzystywane w większych projektach. Zgoda. Kiedy realizowaliśmy projekty w Afryce czy Australii, to było jasne, że nie możemy być cały czas na miejscu. Z drugiej strony, kiedy zachodziła potrzeba, to byliśmy na miejscu u tych klientów co dwa tygodnie. Pewne czynności w projektach zazwyczaj wykonuje się u klienta. Na miejscu omawia się procesy, opracowuje konfiguracje. Ze względu na epidemię trzeba było to przemodelować. Kiedy w projekcie pojawiały się problemy, nie można było po prostu pojechać i wyjaśnić wszystko na miejscu. Trzeba było poradzić sobie zdalnie.

I radzimy sobie. Projekt przebiega zgodnie z planem. Trudności udaje się rozwiązywać i na razie nie pojawia się kwestia powrotu do tradycyjnego sposobu pracy. Wciąż jednak zastanawiamy się: czy tak już zostanie, czy wrócimy do tego, co było przedtem? Ale o tym w drugiej części tego wpisu, którą opublikujemy za tydzień/za dwa tygodnie. Przedstawimy w niej także kilka porad dotyczących sprawnego prowadzenia projektów w „trybie pandemicznym”.

Utrzymanie pracowników jest obecnie jednym z największych wyzwań przed którymi stoją firmy. Dobrze, jeśli pracodawca wspiera rozwój zawodowy pracowników, ale nie może odbywać się to z pominięciem rozwoju relacji. Stworzenie autentycznej, przyjaznej kultury firmy wymaga co prawda pewnego poziomu inwestycji, ale też zwiększa zdolność przyciągania i zatrzymywania specjalistów. Dobre relacje w organizacji zawsze dają jej przewagę konkurencyjną.

Employer branding oparty na relacjach – dlaczego warto wspierać networking w ramach organizacji?

Dobre relacje wewnątrz firmy nie tylko sprzyjają networkingowi. Ich dodatkową zaletą jest zwiększenie wydajności i zaangażowania w firmie. W każdej organizacji, budowanie i wspieranie dobrych relacji z pracownikami, niesie za sobą wiele korzyści. Dobra atmosfera zwiększa motywację do pracy, a to przekłada się na wzrost produktywności. Zadowolony pracownik zawsze bardziej angażuje się w powierzone mu zadania. Indywidualna satysfakcja z pracy i kariery sprawia, że chce rozwijać się wewnątrz organizacji. Jest tym samym mniej podatny na propozycje pracy z zewnątrz – firmy, nastawione na budowanie relacji mają zwykle dużo niższy wskaźnik rotacji. To wszystko wpływa na wizerunek pracodawcy. Dobra atmosfera pracy i zadowoleni pracownicy, którzy polecają pracodawcę wśród znajomych czy wystawiają mu pozytywne opinie w internecie, przyciągają najlepszych.

Co sprawia, że pracownicy w niektórych organizacjach są bardziej skłonni budować wzajemną sieć kontaktów, współpracują ze sobą, angażują się w projekty, a w innych więzi są mniej konstruktywne? Niewątpliwie, bardzo wiele zależy od kultury organizacyjnej.

Kultura organizacyjna, w której najwyższą wartością jest wzajemny szacunek, niewątpliwie pomaga budować relacje. Bo choć w pracy nie wszyscy muszą się lubić, muszą umieć ze sobą współpracować, czerpać ze swojego doświadczenia, traktować z szacunkiem. W pojedynkę trudniej osiągnąć sukces, zazwyczaj jest on efektem wielu wysiłków. Właśnie dlatego należy wspierać wewnętrzny networking.

Sieć ambasadorów

Dobre relacje z pracownikami wzmacniają ich lojalność wobec pracodawcy. Są podstawą skutecznego employer brandingu i mogą przeważyć o sukcesie bądź porażce firmy. Tworzenie produktywnego i przyjemnego środowiska pracy nie tylko wpływa na zaangażowanie pracowników, ale zachęca ich do polecania organizacji na zewnątrz.

Dbając o relacje, zyskujemy nieocenionych ambasadorów firmy. Dzięki nim możemy znacznie skrócić i przyspieszyć proces rekrutacji – polecenia pomagają w znalezieniu i zatrudnieniu specjalistów. Łatwiej też przyciągnąć partnerów biznesowych. Wiarygodny wizerunek sprawia, że inne firmy chcą z nami współpracować. Zadowolony pracownik będzie przynosił firmie korzyści, nawet jeżeli po jakimś czasie postanowi rozwijać się poza organizacją.

Budowanie sieci kontaktów wewnątrz firmy, pozwala korzystać z potencjału pracownika, który nie jest już członkiem naszego zespołu. Dzięki dobrym relacjom nie ma problemu by zwrócić się do niego z prośbą o konsultację, przeprowadzenie szkolenia, lub raz na jakiś czas zlecić mu pracę projektową. Takie rozwiązania praktykuje się często chociażby w branży IT. Osoba, która zna specyfikę firmy, ma doświadczenie i sprawdzone umiejętności, wykona zlecenie szybciej i sprawniej niż nowy pracownik, którego musielibyśmy wdrożyć. Ale o relacje z pracownikami warto dbać w każdej branży.

Nawet w przypadku osób, które nie mają możliwości pracy po godzinach czy pracy dodatkowej, pielęgnując relacje, możemy liczyć, że za jakiś czas zdecydują się na powrót, na przykład na wyższe stanowisko.

Sekret skutecznego networkingu w biznesie

Networking w biznesie opiera się przede wszystkim na kontaktach, które mogą być wsparciem biznesowym dla naszej firmy. Chodzi o świadome i stopniowe tworzenie listy kontaktów, będąc jednocześnie częścią wzajemnie wspierającej się grupy. Dobry profesjonalny networker aktywnie słucha i koncentruje się na tworzeniu długoterminowych relacji – nie tylko po to, by coś sprzedać czy osiągnąć. Choć wspierając innych często zaspokajamy też własne biznesowe potrzeby.

Nie należy ukrywać, że biznesowy networking, nawet ten wewnątrz organizacji, ma za zadanie osiągnięcie określonego celu. Czerpanie wymiernych korzyści musi opierać się jednak na wymianie. Aby coś zyskać, najpierw musimy dać coś od siebie – know how, doświadczenie, wsparcie specjalistów. To dlatego networking i employer branding mają ze sobą tyle wspólnego. Jeśli pracodawca zrozumie potrzeby pracowników, umożliwi im realizację i da szansę rozwoju, zyska ambasadorów, którzy będą działać na rzecz jego rozwoju. To podejście sprawdza się zarówno w przypadku dużych jaki i małych firm.

Osoby poszukujące pracy zwykle koncentrują się na tym, co należy uwzględnić w swoim życiorysie, ale równie ważne jest to, aby wiedzieć, jakich informacji nie umieszczać w CV. Jak napisać życiorys żeby nie zrazić do siebie rekrutera? Przede wszystkim unikajmy tych błędów:

1. Nieprawdziwe informacje

Czasami, chęć zdobycia wymarzonej pracy budzi w kandydatach pokusę „podkoloryzowania” swojego doświadczenia, a nawet wykształcenia. Nieprawdziwe informacje zdecydowanie należą do informacji, jakich nie umieszczać w CV. Chcąc napisać dobre CV powinniśmy się opierać wyłącznie na prawdzie. I to nie tylko w obawie o zdemaskowanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej! Podawanie nieprawdziwych informacji w aplikacji o pracę jest wykroczeniem. Jeżeli dodatkowo załączymy fałszywe dokumenty mające uwiarygodnić nasze kłamstwo, popełnimy przestępstwo. Pamiętajmy, że szanse na to, że rekruter lub przyszły pracodawca nie zorientują się jakie faktycznie są nasze umiejętności są niewielkie. Zwłaszcza w przypadku rekrutacji na stanowiska techniczne, wymagające znajomości konkretnych programów czy technologii.

Szczerość powinna przyświecać każdej aplikacji. Jeśli boimy się, że nasza kandydatura nie spełnia wszystkich wymogów, postarajmy się jak najmocniej podkreślić nasze najlepsze cechy i umiejętności. Otwartość na naukę i nowe wyzwania może wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu. A jeżeli to nie zadziała? Nie przestawajmy się rozwijać – cierpliwość i konsekwencja w działaniu w końcu doprowadzą nas na upragnione stanowisko.

2. Nieistotne doświadczenie zawodowe

CV powinno być skrojone na miarę konkretnej oferty i pracodawcy. Kandydaci wciąż mają jednak tendencję do wysyłania aplikacji, bez uwzględnienia specyfiki stanowiska czy branży. To błąd. Dokładne prześledzenie profilu firmy w której chcemy pracować, poznanie jej wartości i zrozumienie, czego wymaga od swoich pracowników, oraz tego jak możemy przyczynić się do jej rozwoju, to niewątpliwa pomoc podczas pisania CV. Dobre CV powinno uwzględniać doświadczenie zawodowe istotne dla stanowiska o które się ubiegamy. Niekoniecznie musimy wymieniać każdą firmę i każde stanowisko na którym pracowaliśmy. Jeśli wpisane w CV umiejętności nie mają nic wspólnego z pracą, o którą się ubiegamy, najlepiej je pominąć. Skoncentrujmy się na informacjach, które pozwolą ustalić, jakie mamy kwalifikacje.

3. Informacje osobiste. Co należy uwzględnić, a co wykluczyć?

Informacjami osobistymi, które musimy zamieścić w CV, są: imię i nazwisko, adres e-mail i telefon komórkowy. Z kolei stan cywilny, numer PESEL ilości posiadanych dzieci, czy informacje o stanie zdrowia należą do informacji, które nie powinny znaleźć się w CV. Są one całkowicie zbędne w procesie rekrutacji – pracodawca wręcz nie ma prawa ich uwzględniać podczas wyboru odpowiedniego kandydata.Ograniczmy się więc do danych niezbędnych do tego, aby osoba prowadząca rekrutację mogła się z nami skontaktować. I koniecznie upewnijmy się, że są one aktualne.

4. Zdjęcie w CV – potrzebne czy nie?

Śledząc porady dotyczące tego jak napisać CV krok po kroku, znajdziemy wiele cennych wskazówek dotyczących tego jakie zdęcie powinno się w nim znaleźć.

Zdjęcie w CV nie jest obowiązkowe. Co prawda może nam bardzo pomóc, dzięki niemu personalizujemy naszą kandydaturę, możemy podkreślić profesjonalny wizerunek, wyróżnić się na tle innych ubiegających się o pracę – ale tylko wtedy, gdy fotografia jest odpowiednia. Odpowiednia, czyli przede wszystkim biznesowa. Niedopuszczalne są zdjęcia z wakacji, imprezy czy przedstawiające nas w towarzystwie innych osób. Powinny prezentować naszą sylwetkę od pasa lub od ramion w górę, na neutralnym tle, w stroju odpowiednim do wybranego przez nas stanowiska. Jeśli aplikujemy na stanowisko bankowca, zdjęcie w dobrze skrojonym garniturze będzie jedynym słusznym rozwiązaniem, ale w CV informatyka będzie odebrane jako przesadna elegancja. Jeżeli nie mamy odpowiedniego zdjęcia, lepiej zrezygnować z jego zmieszczenia.

Zdjęcie często też należy wręcz usunąć ubiegając się o pracę w innym kraju. CV amerykańskie, kanadyjskie czy brytyjskie nie zawierają fotografii ze względu na obawy firm o posądzenie o dyskryminację. Specyfika części zagranicznych pracodawców wiąże się z tym, że CV zawierające wizerunek kandydata już na wstępie mogą być odrzucone,a zdjęcie należy  do informacji jakich nie zamieszać w CV– warto o tym pamiętać, aplikując np. do zagranicznego projektu.

 

W ostatnich latach rozmowy kwalifikacyjne online stały się bardziej popularne. Trudno się temu dziwić. Nie tylko pozwalają oszczędzać czas i pieniądze, ale i wyrównują szanse kandydatów, którzy mimo kwalifikacji nie zawsze są w stanie ubiegać się o stanowisko, np. ze względu na lokalizację. Rekrutacja poprzez wideokonferencję dla niektórych może być jednak wyzwaniem – choć wygląda podobnie do tradycyjnych spotkań, istnieją różnice, które mogą powodować pewne komplikacje. Na szczęście bez problemu możemy uniknąć potencjalnych przeszkód podczas autoprezentacji . Podpowiadamy jak to zrobić.

Upewnijmy się, że połączenie odbędzie się bez problemu

Nie każdy na co dzień korzysta z narzędzi do wideokonferencji, tymczasem podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy się czuć swobodnie. Zapoznajmy się więc z oprogramowaniem, którego użyjemy do połączenia i zainstalujmy je odpowiednio wcześniej.
Zoom, HireVue, GoToMeeting, Skype i Google Hangouts to najbardziej popularne platformy z których potencjalny pracodawca prawdopodobnie będzie chciał skorzystać. Jeśli wcześniej nie mieliśmy do czynienia z żadną z nich, przed spotkaniem zróbmy test, obejrzyjmy film instruktażowy, zadbajmy o to, by nick poprzez który będziemy się logować nie wprawił rozmówcy w zakłopotanie – jeżeli nie mamy takiego składającego się z imienia i nazwiska, dobrze jest założyć nowe konto. Zróbmy wszystko, aby jak najlepiej zapoznać się z wybranym narzędziem.
Sprawdźmy też sprzęt, by przed spotkaniem nie okazało się, że nasz mikrofon lub kamera internetowa nie działają tak jak powinny. Przygotowując się do rozmowy online, należy przetestować trzy główne elementy:
*
Ustawienia audio: czy głośniki i mikrofon działają? Upewnijmy się, że dźwięk jest czysty i odpowiednio głośny, bez zakłóceń. Warto rozważyć wykorzystanie słuchawek, które pozwolą uniknąć pogłosu. Będziemy brzmieć bardziej naturalnie.
*
Ustawienia kamery: czy nie jest za ciemno lub zbyt jasno? Jak prezentuje się tło? Czy nie jest rozpraszające?
*
Połączenie internetowe: rozsądne jest upewnienie się, że nasze łącze zapewni płynną komunikację. Wideokonferencje mogą wymagać dużej przepustowości. Połączenie Wi-Fi może powodować opóźnienia w przekazie dźwięku i obrazu, warto więc przełączyć się na przewodowe połączenie Ethernet, by poprawić prędkość Internetu.

Wybierzmy i ustawmy sprzęt

Skorzystajmy z komputera stacjonarnego lub laptopa. Telefon komórkowy nie sprawdzi się z kilku powodów. Przede wszystkim połączenia telefoniczne wiążą się ze znacznym ryzykiem utraty połączenia, zazwyczaj mają też słabszy odbiór. Ponadto, w telefonicznej kamerce my nie będziemy się dobrze prezentować, a trzymany przez nas ekran, który będzie reagował na każdy nasz ruch będzie rozpraszał naszego rozmówcę.
Aby nasza sylwetka prezentowała się naturalnie, ustawmy kamerkę komputerową na wysokości naszego wzroku. W przypadku laptopa nie wystarczy samo odchylenie monitora – uzyskamy przez to tzw. „żabią perspektywę”, która sprawia, że nawet szczupłe osoby zyskują dodatkowy podbródek i wyglądają po prostu nieatrakcyjnie. Nie nachylajmy się też nad kamerą. Rozmówca będzie widział wówczas tylko naszą głowę, w dodatku sprawiającą nienaturalne wrażenie. Dlatego przenośny komputer należy ustawić na podwyższeniu, np. na książce, tak by uzyskać kadr, w którym nasza sylwetka będzie widoczna od pasa w górę. Dzięki temu osoba z którą rozmawiamy będzie miała wrażenie że siedzimy naprzeciwko niej. .

Starannie wybierzmy miejsce z którego będziemy się łączyć

Nie szukajmy miejsca na spotkanie online w ostatniej chwili. Zróbmy to dzień wcześniej, aby nie spieszyć się i nie stresować niepotrzebnie. Spóźnienie się na rozmowę, bez względu na to czy jest ona prowadzona tradycyjnie czy online, nie jest dobrym sposobem na rozpoczęcie udanej rekrutacji.
Zadbajmy o profesjonalne tło na którym będziemy się prezentować. Niedopuszczalny jest bałagan – stos prania w tle, porozrzucane w nieładzie rzeczy czy zabawki naszych pociech nie pomogą zbudować pozytywnego, profesjonalnego wizerunku.
Idealnym miejscem na rozmowę wideo jest zaciszne pomieszczenie, w którym będziemy mogli odciąć się od elementów rozpraszających uwagę (i hałasu). Najlepiej usiąść przed jednolitą ścianą z dużą ilością światła. W ten sposób nasz rozmówca skoncentruje się na nas, a nie na wystroju za nami.
Światło powinno być rozproszone, tak by nie tworzyło cieni i odblasków. Należy więc unikać punktowego oświetlenia, a jeśli to możliwe usiąść przy oknie, przy naturalnym świetle. Źródło światła powinno oświetlać nas z przodu, w przeciwnym razie nasza twarz i cała sylwetka będzie wtedy ciemna, niewidoczna dla rozmówcy. Dlatego nie siadajmy plecami do okna.

Wyeliminujmy elementy, które mogą rozpraszać

Pamiętajmy, aby wyłączyć wszystkie aplikacje i programy, które mogą zakłócić rozmowę. Wyciszmy też telefon oraz powiadomienia e-mailowe na komputerze.
Upewnijmy się, że żaden z domowników, wliczając domowych pupili, nie będzie nam przeszkadzał. Koty przechodzące przez ekran komputera (a nawet przerywające połączenie!), domagające się spaceru czworonogi, współlokatorzy, współmałżonkowie czy dzieci snujące się w tle – wszystko to z pewnością nie ułatwi rozmowy i nie wpłynie pozytywnie na odbiór naszej kandydatury.

Ubierzmy się profesjonalnie

Strój jest jednym z najczęściej pomijanych elementów podczas rozmowy wideo. Chociaż rekrutacja online zwykle oznacza, że rozmówca nie widzi niczego od pasa w dół, nie oznacza to, że możemy zadbać tylko o górną część ciała.
Być może będziemy musieli wstać w trakcie trwania wywiadu, co ujawni niedopasowanie stroju? Lepiej unikać tego ryzyka. Pamiętajmy też, że świadomość tego, że jesteśmy przygotowani, także pod względem ubioru, zawsze dodaje pewności siebie.

Patrzmy rozmówcy w oczy

Nawet w środowisku online kontakt wzrokowy jest ważny. Częstym błędem jest to, że chcąc dobrze wypaść ciągle upewniamy się, jak my prezentujemy się w kamerce, ale z punktu widzenia naszego rozmówcy nie wygląda to dobrze. Oczywiście dobrze jest ustawić podgląd na siebie, by na przykład kontrolować swoją postawę, ale nie skupiajmy się na tym zbyt mocno. Powinniśmy spoglądać bezpośrednio w kamerę internetową ustawioną na wysokości oczu. Rozmówca będzie miał wrażenie, że patrzymy wprost na niego – dzięki temu od razu sprawimy wrażenie bardziej zaangażowanych.

Mówmy powoli i wyraźnie

Podczas rozmowy wideo mogą wystąpić opóźnienia lub mikrofon może nie odbierać dobrze głosu. Aby temu zapobiec, nie spieszmy podczas wypowiedzi i starajmy się mówić wyraźnie. Dzięki temu rozmówca nas usłyszy i zrozumie.
Poza spełnieniem powyższych wytycznych, powinniśmy wykonać pełne przygotowania, dokładnie takie same jak przed tradycyjnym spotkaniem. Przeprowadźmy rekonesans dotyczący pracodawcy, przygotujmy odpowiedzi na spodziewane pytania, sformułujmy kilka pytań, które chcielibyśmy zadać. Przebieg takiego spotkania nie będzie się bowiem różnił od spotkania w biurze potencjalnego pracodawcy.

Każda nieudana rekrutacja pociąga za sobą skutki finansowe. Jednym ze sposobów na to by usprawnić proces selekcji kandydatów jest jak najtrafniejsza ocena ich kwalifikacji. Przykładowo w branży IT umiejętności kodowania są jednym z wielu kryteriów wyboru kandydata. Czy testy rzeczywiście pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji o zatrudnieniu? I kiedy ich przeprowadzenie jest konieczne, a kiedy warto z nich zrezygnować?

Zadania rekrutacyjne – zalety i wady

Przy efektywnym stosowaniu narzędzia oceny talentów, jakim niewątpliwie są testy rekrutacyjne, rosną kluczowe wskaźniki wydajności – utrzymanie pracowników, ich efektywność i zaangażowanie, ale i zadowolenie menedżerów. Maleją za to koszty i skraca się czas przeznaczony na rekrutację.
Osoby rekrutujące i zatrudniające pracowników, mogą oceniać kandydatów na podstawie subiektywnych, niekoniecznie ściśle związanych z pracą kryteriów. Dobrze przygotowane CV czy umiejętność radzenia sobie podczas rozmów kwalifikacyjnych nie zawsze przekłada się na wyniki w pracy. Testy działają inaczej, dlatego firmy, które z nich korzystają, zazwyczaj są bardziej zadowolone z zatrudnionego pracownika. Sprawdzenie rzeczywistych umiejętności, które pokrywają się z oczekiwaniami pracodawcy odgrywa tu kluczową rolę. Przy ocenie kandydata warto być elastycznym i nie przekładać wyniku testu nad pozostałymi atutami kandydata. Niejednokrotnie rekruterzy spotykali się z przypadkami, kiedy osoba wypadła słabo w teście teoretycznym, ale okazała się świetnym praktykiem.
Testy mogą być bardziej obiektywną formą oceny wiedzy i umiejętności kandydata niż wywiad na podstawie CV. Zadania rekrutacyjne przeprowadzane na pierwszym etapie procesu zatrudniania, pomagają sprawnie ocenić i zawęzić pulę kandydatów, a w efekcie przyspieszyć wybór najlepszej kandydatury. Testy okazują się szczególnie efektywne przy rekrutacji na stanowiska juniorskie, niestety w przypadku poszukiwania specjalisty proces weryfikacji umiejętności wydłuża się. Dobranie odpowiedniej metody rekrutacji jest szczególnie istotne w branżach takich jak IT, gdzie zbyt długie zwlekanie z przedstawieniem oferty, stanowi jeden z głównych powodów z których firmy tracą specjalistów.
Co ciekawe, jak wynika z doświadczenia rekruterów, kandydaci, którzy otrzymują do wypełnienia testy sprawdzające wiedzę na dany temat, w zdecydowanej większości do nich przystępują, nawet jeżeli są to zadania do wykonania online. Oznacza to, że sami programiści nie są przeciwni idei oceny umiejętności kodowania. Są gotowi poddać się egzaminowi, o ile zostanie on przeprowadzony we właściwy sposób. Warto więc unikać przestarzałych i nieskutecznych metod, takich jak niesławne próbki kodu na kartce papieru, a pomyśleć o czymś bardziej kreatywnym Szczególnie mile widzianą formą jest pair programming, czyli programowanie wraz ze specjalistą podczas weryfikacji technicznej. Również wszelkiego rodzaju grywalizacja, w której stawką jest ciekawe stanowisko, często pomaga znaleźć idealnego kandydata – nietypowe rozwiązania przyciągają bowiem najlepszych.

A jakie wady ma to rozwiązanie? Przede wszystkim należy pamiętać, że żaden test nie zmierzy całej wiedzy kandydata, nie odpowie też na pytanie jakim jest pracownikiem. Zadania rekrutacyjne mają na celu zidentyfikować odpowiedni zestaw umiejętności i potwierdzić to, że kandydat dysponuje wiedzą umożliwiającą wywiązanie się z konkretnych obowiązków. Służą do oceny wiedzy specjalistycznej. Nie biorą jednak pod uwagę tego, jak bardzo kandydat jest chętny (lub zdolny) do nauki i rozwoju. Opierając się wyłącznie na wynikach testów kompetencji, możemy przekreślić pracowników, którzy ostatecznie mogliby wnieść o wiele więcej do firmy.

Pamiętajmy też, że o ile sprawniejsza selekcja kandydatów przyczynia się do skrócenia czasu rekrutacji, w przypadku gdy poszukujemy specjalisty o umiejętnościach z wąskiej dziedziny, możemy nie mieć na kim prowadzić selekcji. Proces zamiast się skrócić, może się znacznie wydłużyć.

Testy dla kandydatów z branży IT – kiedy warto?

Testy zatrudnienia pomagają rekrutującym w przewidywaniu wydajności pracy w rzeczywistych technicznych warunkach. Jednak nie dają stuprocentowej pewności, że nowy pracownik nie będzie potrzebował dodatkowego wdrażania i może natychmiast przystąpić do realizacji projektu.

W sytuacji, gdy specjalistów na rynku jest niewielu, a firma za chwilę rusza (lub już ruszyła i potrzebne jest jak najszybsze wsparcie) z ważnym projektem, w konkretnym języku programowania, nie można pozwolić sobie na pomyłkę. Rekruter musi mieć wówczas gwarancję, że zatrudniona przez niego osoba poradzi sobie z powierzonym mu zadaniem. Musi więc upewnić się, że kandydat rzeczywiście zna framework oraz narzędzia w których będzie musiał pracować, w stopniu pozwalającym na sprawne działanie. Najskuteczniejszą metodą selekcji kandydatów, w tej sytuacji będzie zaangażowanie specjalisty z firmy rekrutującej, którzy pomogą stworzyć zadania weryfikujące umiejętności pożądane na danym stanowisku.

Testy dla kandydatów z branży IT – czy z nich zrezygnować?

Wielu kandydatów przedstawia certyfikaty potwierdzające daną umiejętność. Taki certyfikat jest sygnałem o kierunku rozwoju kandydata, lecz prawie nigdy nie jest traktowany jako niezaprzeczalny dowód kwalifikacji. Najważniejszym aspektem jest wykorzystanie umiejętności w praktyce. Między innymi to właśnie dlatego programiści tak zabiegają o zatrudnienie w firmach, które oferują im możliwość rozwoju także w nowych, niszowych obszarach.

Kiedy w takim razie można zrezygnować z testów? Czasem nie chodzi o zbadanie rzeczywistej wiedzy, a o sprawdzenie sposobu myślenia i działania kandydata, ocenę jego potencjału. Jeżeli firma nie wymaga, aby wybrany kandydat od razu zaczął programować w danym języku i ma możliwość stopniowego wdrażania go w nowe środowisko pracy, może zrezygnować z zadań podczas rekrutacji lub wybrać uproszczone testy wiedzy.

Pracownicy IT bardzo cenią możliwość rozwoju, jeżeli więc zaoferujemy możliwość dodatkowego przeszkolenia, poznania nowych narzędzi i technik, czy poszerzenia horyzontów, możemy w ten sposób przyciągnąć wartościowe talenty.

Przekazanie informacji zwrotnej kandydatowi, którego nie wybraliśmy w procesie rekrutacji może być trudne. Wymaga to dużej wrażliwości, w końcu trzeba powiedzieć komuś, że naszym zdaniem był słabszy niż osoba, której ostatecznie złożyliśmy ofertę zatrudnienia. Być może dlatego tak wielu kandydatów ubiegających się o pracę nie otrzymuje żadnej odpowiedzi. Z osobami, które nie przeszły procesu rekrutacji warto się jednak kontaktować. Jakie korzyści przynosi feedback i jak powinien wyglądać?

Chyba każdy, kto ubiegał się kiedyś o pracę, usłyszał zapewnienie: „będziemy informować o wyniku rekrutacji”. I każdy przytoczy co najmniej kilka przykładów, kiedy żadnego odzewu nie było. Czy brak informacji zwrotnej oznacza, że kandydat był aż tak słaby, czy może świadczy źle o rekruterze i firmie którą reprezentuje?

Wielu rekruterów chce uniknąć przykrego obowiązku, licząc na to, że milczenie zostanie w końcu uznane za odpowiedź. Radzenie sobie z odrzuconym kandydatem, poświęcanie mu dodatkowego czasu, to zajęcie którego woleliby uniknąć. Taka postawa może być jednak -słusznie – odebrana jako brak szacunku. Jest ona nie tylko nieprofesjonalna, ale także bardzo szkodliwa dla marki pracodawcy. Konsekwentne nieudzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej odnośnie rozmowy kwalifikacyjnej utrudnia przyciągnięcie i zatrudnienie talentów. Specjalista, który ma poświęcić swój czas i energię na skomplikowaną aplikację bez gwarancji, że będzie informowany o przebiegu procesu, prawdopodobnie w ogóle nie zdecyduje się na rozmowę.

Przejrzysty proces rekrutacji może dać nam przewagę nad konkurencją. W dobie rynku pracownika, kandydaci wolą otrzymać odpowiedź negatywną, niż nie otrzymać jej w ogóle. Oczekiwanie na odpowiedź jest nie tylko stresujące. Milczenie rekrutera często utrudnia dalszy udział w innych procesach.

Dlaczego feedback jest tak ważny?

Na wynik procesu rekrutacyjnego wpływ ma wiele czynników. Umiejętności i doświadczenie są zazwyczaj głównym punktem zaczepienia, ale nawet jeśli wszystkie osoby zaproszone na rozmowę będą mogły pochwalić się podobną ścieżką kariery, ostatecznie i tak ofertę pracy otrzyma tylko jedna z nich. Nie oznacza to, że rekruter uważa pozostałych kandydatów za niewystarczająco dobrych, po prostu do zapełnienia jest jeden wakat, a nie kilka. Warto jednak pamiętać, że wykwalifikowanych pracowników na rynku jest wciąż za mało, należy więc dbać o relacje z tymi, z którymi udało się nawiązać kontakt. Nawet w przypadku tych, którym doświadczenia, póki co brakuje – ich także nie ignorujmy. Być może sprawdzą się na nieco innym stanowisku lub za jakiś czas, po zdobyciu umiejętności w innej firmie, będziemy chcieli o nich zabiegać? Wyłączenie ich z procesu rekrutacji bez żadnej informacji zwrotnej może poskutkować tym, że ​​na zawsze stracimy ich potencjał.

Pamiętajmy w końcu, że kandydaci, którzy przeszli pierwszy etap rekrutacji, czyli otrzymali zaproszenie na rozmowę, musieli poświęcić swój czas, odpowiadać na nasze pytania, czasem przejść przez testy weryfikujące umiejętności. Nawet jeżeli te starania nie zaprowadzą ich dalej, zasługują na feedback.

Jaki powinien być feedback wobec kandydata, któremu nie możemy zaoferować danego stanowiska?

Nikt nie lubi otrzymywać złych informacji. Decyzja o tym, że nie dostaliśmy pracy do nich należy. Brak informacji pozostawia jednak zbyt wiele miejsca na interpretację – każdy z odrzuconych kandydatów będzie próbował wytłumaczyć sobie, dlaczego nikt się z nim nie kontaktuje. Jak przekazać wiadomości kandydatom w sposób profesjonalny, szczery i pozytywny?

Istnieją dwa sposoby: złe wieści można przekazać podczas rozmowy telefonicznej lub wysłać e-mail. Forma, w dużym stopniu zależy od tego, jak daleko zaszedł dany kandydat w procesie rozmów kwalifikacyjnych. Na wczesnym etapie rekrutacji e-mail jest całkowicie do przyjęcia, tym bardziej, że odrzucana jest zazwyczaj większa grupa osób. W przypadku kandydatów, którzy przeszli do ostatnich etapów, warto rozważyć skontaktowanie się telefonicznie i udzielenie bezpośredniej informacji zwrotnej. W każdym z tych przypadków należy pamiętać o tym, by podziękować za poświęcony czas i zainteresowanie.

Udzielając informacji unikajmy osobistych opinii i uczuć, ale też starajmy się, by nie brzmieć zbyt sucho i ogólnikowo. Jeśli częścią procesu kwalifikacyjnego był egzamin praktyczny, zawsze powiadommy kandydatów, jak im poszło. Można również zasugerować obszary, w których kandydat powinien zdobyć doświadczenie, aby zakwalifikować się do podobnej pracy w przyszłości. Dotyczy to zwłaszcza pracowników branży technologicznej, którzy są w stanie dość szybko się doszkolić, a często potrzebują ukierunkowania. W każdym przypadku, konstruktywna informacja zwrotna zwiększa prawdopodobieństwo na to, że uczestnicy procesu rekrutacyjnego zachowają pozytywne nastawienie do organizacji i będą chcieli z nią współpracować w przyszłości.