Zwinne modele zatrudnienia- jak zamienić rekrutację w efektywne narzędzie HR

Nikt nie jest w stanie jednoznacznie określić, kiedy sytuacja epidemiologiczna, z którą obecnie się mierzymy, dobiegnie końca i jakie będą jej ostateczne konsekwencje. Widzimy natomiast już teraz, że post-covidowy świat biznesu najprawdopodobniej nigdy już nie wróci do swojej pierwotnej postaci. Wiele firm, w tym Billon Group Ltd., dostrzega benefity pracy zdalnej i nie chce wracać do tradycyjnej organizacji czasu pracy w biurze.

W poniższym artykule przyglądamy się różnym aspektom i efektom pandemii na rynku, ze szczególną uwagą traktując temat modeli rekrutacyjnych. Wyciągamy również wnioski i proponujemy alternatywne rozwiązania oraz formy zatrudnienia na ten niepewny czas. A wszystko to z myślą o tym, aby wesprzeć firmy w doborze i uzupełnieniu odpowiednich zasobów, zwłaszcza IT.

Zapraszamy do lektury lub do zapoznania się z naszym webinarem

Efekty pandemii na rynku

To, co dzieje się dookoła, oprócz tego, że wpłynęło na efektywność działania organizacji, wpłynęło też na to, jak się czują ludzie, a w związku z tym na to, jak ci ludzie pracują – zauważa Sławomir Postek, psycholog, współpracownik Mindworkers. Przypomina on tym samym o zasadności holistycznego spojrzenia na konsekwencje obecnej sytuacji epidemiologicznej.

Idąc za tym, można wśród nich wyróżnić między innymi:

  • strach przed zwolnieniami i redukcją etatów,
  • strach związany z niepewnością jutra,
  • konieczność samozarządzania (brak dostatecznej kontroli jakości i terminowości pracy zdalnej),
  • „otwarcie” rynku pracy (możliwość rekrutowania pracowników z dowolnych miejsc i współpraca zespołów wielokulturowych),
  • potrzebę bezpieczeństwa i przewidywalności środowiska (ludzie chcą się czuć stabilnie w miejscu pracy, ponieważ świat zewnętrzny jest bardziej nieprzewidywalny, niż kiedykolwiek wcześniej).

Jeśli do tego „koktajlu” dodamy jeszcze aspekty stricte organizacyjno-ekonomiczne, takie jak konieczność pracy zdalnej, zwiększoną liczbę nadgodzin, redukcję zatrudnienia czy zamrożenie wakatów lub projektów, a nawet i obniżenie wynagrodzeń, wyłoni nam się pełny obraz rynku w dobie kryzysu i przestoju. Szczególny (i pozytywny!) ślad zostawił po sobie w organizacjach tzw. home-office. Praca na odległość nauczyła bowiem firmy organizować krótkie, lecz efektywne spotkania, dobierać odpowiednie narzędzia internetowe (takie jak np. Zoom czy MS Teams) oraz lepiej komunikować się wewnętrznie, a także z klientami, dzięki wypracowaniu różnych ścieżek dotarcia czy porozumienia. Wykorzystanie nowoczesnych technologii pozwoliło zaś na zwiększenie wydajności – więcej pracowników naraz mogło uczestniczyć w spotkaniach, które odbywały się online. Wszystko to spowodowało, że zarówno tradycyjne formy zatrudnienia, jak i rekrutacji zaczęły stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla dużych organizacji. Poniżej analizujemy najpopularniejsze modele pozyskiwania nowych pracowników w dobie pandemii i sprawdzamy, jakie są ich mocne oraz słabe strony.

Zasadniczo możemy wyróżnić trzy modele rekrutacji.

  • Pierwszy z nich to taki, w którym kluczowym elementem jest czas. Gdy rekrutujesz „na szybko”, wówczas nie jest najważniejsze, aby pracownik perfekcyjnie wpasował się w ramy organizacji. Może być to wybór, który nie okaże się trwały na dłuższą metę, ale pomocny „na tu i teraz”.
  • Kolejny model przewiduje idealne dopasowanie pracownika do organizacji w takiej formie, w jakiej funkcjonuje ona na moment rekrutacji. Innymi słowami, profil kandydata, który pojawia się na rozmowie wstępnej, już na starcie doskonale odzwierciedla misję, wizję i wartości firmy. W takim przypadku onboarding będzie „bułką z masłem”, jednak należy przygotować się na dłuższe poszukiwania.
  • Wreszcie, ostatni model rekrutacji zakłada, że przed pozyskaniem kolejnej siły roboczej trzeba najpierw wykonać pracę koncepcyjną i wyobrazić sobie, jaką organizacją powinna stać się Wasza firma w przyszłości, aby przetrwać, rozwijać się i mieć coraz to nowych klientów. Następnie należy zadbać o to, aby nowy pracownik pasował do tej wizji. Dzięki tego typu inwestycjom , transformacja będzie znacznie łatwiejsza. Ciekawe jest też to, jak duże firmy radzą sobie z rekrutacjami w obecnej sytuacji i stosują powyższe modele w praktyce.
  • Dla przykładu, kancelaria prawna Taylor Wessing prosi kandydatów (np. na senior partnerów) o zagranie w grę na smartfonie. Jej celem jest zebranie jak największej ilości punktów w formie gwiazdek poprzez naciskanie odpowiednich klawiszy. Firma, zdając sobie sprawę, że pracownik osiąga pełną produktywność dopiero na etapie, na którym można nim zarządzać (czyli, gdy jest już odpowiednio przeszkolony), sprawdza w ten sposób, jak szybko dana osoba się uczy. W dobie pandemii brakuje bowiem zarówno czasu, jak i środków na to, by swobodnie przechodzić z nowym członkiem zespołu przez wszystkie etapy tzw. cyklu życia zatrudnionego.

Rekrutacja – najpotężniejsze narzędzie do zarządzania ludźmi?

Efektywne pozyskiwanie nowych pracowników w dobie COVID-19 nie może jednak ograniczyć się jedynie do sprawdzenia dopasowania do pełnionej roli oraz firmy czy zweryfikowania poziomu kompetencji twardych. Eksperci zalecają szukania u kandydatów elementów, które pomogą im w pełni wykorzystać posiadane umiejętności i drzemiący w nich potencjał.

Mowa tu między innymi o:

  • wartościach,
  • umiejętnościach miękkich (a zwłaszcza komunikacji, która jest niezbędna do tego, by sprawnie i jasno wyrazić swoje myśli, np. w trakcie video-konferencji online),
  • kulturze zawodowej zbliżonej do kultury organizacji.

Oczywiście te części składowe nie ułożą się w pełną całość, jeśli zabraknie wkładu z Twojej strony, to jest efektywnego przywództwa. Choć poniekąd wynika ono ze stylu zarządzania, który obowiązuje w firmie, powinno być również dopasowane do sposobu, w jaki komunikuje się Wasz potencjalny pracownik.

Propozycje Mindworkers

Świadomi obecnie panujących wyzwań i transformacji, które mają miejsce w biznesie i na rynku pracy oraz wychodząc im naprzeciw, stworzyliśmy w Mindworkers szereg narzędzi i rozwiązań mających na celu wsparcie naszych Klientów w doborze najlepszych specjalistów IT i nie tylko. Modele współpracy, które mamy do zaoferowania, są tak elastyczne, jak tylko to możliwe, z uwzględnieniem zmiennej i niepewnej sytuacji finansowej. Jednym z nich jest Technical Consulting. Dysponujemy bazą specjalistów IT, w tym: programistów, architektów, testerów, kierowników projektów, analityków i wielu innych, którzy są gotowi do realizacji dodatkowych zleceń.

Konsulting techniczny to usługa, która pozwoli zaangażować eksperta IT na podstawie zamówienia obejmującego tylko czas potrzebny do wykonania określonych prac (takich, jak programowanie, projektowanie, testowanie czy upgrade systemu). Zyskujesz dzięki temu dostęp do wiedzy, pomimo zamrożenia wakatów i bez konieczności zwiększania stałego zatrudnienia w firmie. Decydując się na skorzystanie z usługi Technical Consulting, zapłacisz tylko za przepracowane przez specjalistę roboczogodziny, co pozwala na optymalizację kosztów i pracy Waszego działu IT. Szybkie i elastyczne wsparcie w krytycznych projektach pozwoli również uniknąć przepracowania w zespołach i uzupełnić braki kompetencyjne, a co za tym idzie, rozwinąć firmę. Z racji tego, że w przypadku konsultingu technicznego liczą się umiejętności twarde, wpasowuje się on w pierwszy z opisanych powyżej modeli rekrutacyjnych.

Kolejną usługą jest cieszący się ostatnio ogromną popularnością Try & Hire. Jest to rozwiązanie hybrydowe, łączące model czasowego wynajęcia specjalisty IT i rekrutacji bezpośredniej. Umożliwia ono zaangażowanie rekomendowanego przez nas kandydata w formule outsourcingu, dając również możliwość przyjęcia pracownika na stałe po uzgodnionym czasie. Usługa Try & Hire pozwala na sprawdzenie specjalisty przed podjęciem długoterminowej współpracy. Jest to kolejna odpowiedź na problem zamrożonych wakatów. Ta forma współpracy wpisuje się we wszystkie wymienione modele rekrutacji. Może się bowiem okazać, że kandydat nie będzie pasować do organizacji lub wręcz przeciwnie – odnajdzie się w niej idealnie, a także ma dobre podstawy do tego, by rozwijać się razem z nią.

Trzecim proponowanym przez nas rozwiązaniem jest Team Leasing. Jest to idealna odpowiedź na peaki projektowe, którym nie jest w stanie sprostać Wasza firma (np. ze względu na ich wolumen). Dzięki niej można uniknąć żmudnych i niekiedy powtórnych rekrutacji na te same stanowiska oraz zaangażować kompleksowo dobrany i zgrany zespół IT o zróżnicowanej strukturze (opcjonalnie z team leaderem, który będzie monitorował osiągnięcia). Kapitał ludzki ze wspólną historią zatrudnienia pozwala zaoszczędzić czas przeznaczony na wypracowanie formy współpracy oraz onboarding, od pierwszego dnia skupiając się na realizacji potrzeb Waszej firmy. Jeśli chodzi o nawiązanie do modeli rekrutacyjnych, rozwiązanie to może odzwierciedlać zarówno pierwszy, jak i drugi z nich – czasami tego typu zespoły angażowane są na dłuższy okres, jednak w większości przypadków okazuje się, że nie muszą się one idealnie wpasowywać w organizację, aby dobrze wykonać swoją pracę i zrealizować wyznaczone cele.

Ostatnim z proponowanych przez nas narzędzi (i najbardziej rozbudowanym z nich) jest Recruitment as a Service (w skrócie RaaS). Wpasowuje się ono w ostatni z prezentowanych modeli i stanowi przejęcie pełnego procesu rekrutacji prowadzonych przez naszego Klienta. Rozwiązanie to ma trzy warianty:

  • Full Scope RaaS to przeprowadzenie procesu rekrutacji od A do Z, wraz z całą stroną organizacyjno-dokumentacyjno-administracyjną, niezależnie od tego, jak długo będzie on trwał. Po stronie Klienta leży jedynie decyzja, czy chce zatrudnić danego kandydata oraz na jakich zasadach.
  • Peak Raas sprawdzi się w przypadku nadmiernej ilości projektów. Może być to rozwiązanie czasowe, obejmujące kilka tygodni lub miesięcy. Wówczas zespół lub wyspecjalizowane jednostki realizują dane projekty u Klienta lub w dowolnym miejscu na świecie, pilnując deadlinów.
  • On-Site Consultant obejmuje krótko- lub długoterminowe wsparcie rekruterów, researcherów czy innych specjalistów, którzy w jakikolwiek sposób mogą pomóc w realizacji Waszych projektów.

Każde z prezentowanych rozwiązań oferuje dostęp do wiedzy branżowej oraz wszelkich niezbędnych narzędzi. Chcesz o nie zapytać lub szukasz porady?

Zapraszamy do kontaktu – z przyjemnością posłużymy wsparciem.

Tydzień temu opublikowaliśmy wpis, w którym opowiadaliśmy historię pewnego projektu rozpoczętego tradycyjne, ale realizowanego z sukcesem w pełni zdalnie. Zakończyliśmy go pytaniem: czy tak już zostanie, czy będziemy działać tylko na odległość, czy może wrócimy do tego, co było przedtem? Naszym zdaniem ostatecznie zmiany nie będą znaczne, choć proporcje pewnie się zmienią.

Jak to będzie z podróżami służbowymi?

W projektach, które realizowane są daleko od Polski, podróże konsultantów zawsze stanowiły znaczny koszt. Teraz, kiedy klienci przekonali się, że praca zdalna może być efektywna, będą skłonni ograniczyć wydatki na podróże. Proporcje pracy zdalnej do pracy u klienta mogą się znacząco zmienić.

W przypadku projektów lokalnych nadal pozostanie jednak miejsce na spotkania twarzą w twarz. Analiza, opracowanie wymagań, projektowanie rozwiązań, konfigurowanie – te czynności najłatwiej i najszybciej wykonać, będąc u klienta. Kiedy mamy jakieś pytanie, najłatwiej podejść do kogoś do biurka i zapytać. Zajmuje to o wiele mniej czasu niż umawianie spotkania online czy nawet wykonanie połączenia telefonicznego – jeśli ktoś nie odbiera, to nawet nie wiemy dlaczego i żeby się tego dowiedzieć, trzeba wykonywać następne telefony; a jeśli nie zastajemy kogoś przy biurku, to od razu można zapytać kogoś, kto siedzi obok. Wszystko można załatwić zdalnie, ale trwa to zwykle dłużej i jest bardziej skomplikowane. Traci się przez to mnóstwo czasu. Kilka straconych minut każdego dnia z tak błahych powodów może przekładać się na poważne opóźnienia.

Czy możemy więc wyobrazić sobie, że zamykamy wspomniany projekt, rozpoczęty tradycyjnie i realizowany w pełni zdalnie, bez kolejnej wizyty u klienta? Tak, ale mimo to podczas końcowych testów wolelibyśmy być na miejscu, żeby można było przypilnować tego, czy wszyscy wykonują zaplanowane zadania, a w przypadku pojawienia się drobnego błędu błyskawicznie go skorygować.

Wnioski

Ostateczny wniosek powinien być chyba taki, że zarządzanie projektami, niezależnie od tego, czy tradycyjne, czy w „nowej normalności”, podlega tym samym regułom, a problemy w projektach realizowanych zdalnie to te same problemy spotykane od lat. Dlatego też sukces dziś, jak i w przyszłości zapewni trzymanie się trzech znanych od dawna zasad… no, może odrobinę zmodyfikowanych.

Po pierwsze, komunikacja jest kluczowa. Choć nie widzimy się codziennie i nie spotykamy się każdego ranka, żeby omówić status projektu, to używając odpowiednich narzędzi, możemy nadal trzymać rękę na pulsie. Ważne, żeby nie utonąć w e-mailach. Lepiej sprawdzą się regularne spotkania na Zoomie czy Microsoft Teams, które dostarczą kierownikowi projektu informacji o potencjalnych problemach i pozwolą realizować kolejne czynności w terminie.

Po drugie, utrzymanie produktywności wymaga udzielania klarownych wskazówek i jasnego określania realistycznych oczekiwań oraz terminów. Żeby to osiągnąć, trzeba zaplanować i zapewnić dostępność poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu inni będą mogli się z nimi szybko i efektywnie komunikować.

Po trzecie, nawet siedząc non stop przed komputerem, nie można zapominać, że po drugiej stronie mamy do czynienia z takimi samymi ludźmi jak my sami. Potrzeba zrozumienia i elastyczności, żeby cała maszyna pracowała bez przestojów. Mając to na uwadze, trzeba pamiętać, żeby od czasu do czasu, poza formalnymi spotkaniami, zorganizować online spotkanie nieformalne, podczas którego będzie można pożartować i lepiej się poznać.

Zatrudnianie utalentowanych pracowników jest istotną częścią każdego biznesu. Jednak wykwalifikowanych specjalistów wcale nie jest łatwo znaleźć, a jeszcze trudniej zatrzymać ich na dłużej. Doskonale wiedzą o tym osoby zajmujące się rekrutacją IT. Na tak wymagającym rynku kandydatów, niezbędne jest wypracowanie sprawnego procesu zatrudniania. Dzięki temu można relatywnie szybko i skutecznie znaleźć dobrego pracownika.

Rekrutacja to praca zespołowa

Zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników może być kosztowne, warto więc dołożyć wszelkich starań, by dokonać jak najwłaściwszego wyboru. Oczywiście nie ma gwarancji, że wybór będzie właściwy, ale można starać się zminimalizować ryzyko i zmaksymalizować potencjał zatrudnienia. Jak?
W procesie rekrutacji chodzi o znalezienie kandydata o najlepszych umiejętnościach, doświadczeniu i osobowości, który będzie pasował do zespołu. Wymaga to szeregu działań – odpowiedniego przygotowania oferty, analizy i selekcji CV, często niezbędne są także działania direct search. Trzeba też zastanowić się z ilu etapów powinna składać się rekrutacja i jak najlepiej zweryfikować umiejętności kandydatów.

Na jakość zatrudnienia wpływa to, jak skutecznie zespół rekrutujący potrafi dotrzeć do odpowiednich talentów, zweryfikować ich kompetencje i w efekcie zatrudnić. Ważne jest nie tylko to jak, ale i kto prowadzi rekrutację, oraz na jakich jej etapach potrzebne będzie ewentualne wsparcie. Zwykle to zadanie wykonywane jest przez menadżerów, działy zarządzania zasobami ludzkimi, a w przypadku rekrutacji specjalistów IT – także przez osoby techniczne, posiadające wiedzę umożliwiającą weryfikację wiedzy kandydatów. Aby proces przebiegał sprawnie, wszystkie zaangażowane w niego osoby muszą ze sobą ściśle współpracować.

Co sprawia, że proces rekrutacji jest dobry?

Budowanie zespołu to jedno z najtrudniejszych i najbardziej odpowiedzialnych zadań każdego managera. Skuteczna i szybka rekrutacja wymaga nie tylko wiedzy i doświadczenia, ale i zaangażowania.

Proces obejmuje kilka etapów, m.in. planowanie, opracowywanie strategii, poszukiwania, weryfikacja, ocenę i kontrolę. Ilość etapów rekrutacji uzależniona jest od poziomu i charakteru stanowiska. W przypadku stanowisk na których niezbędne są konkretne umiejętności, zazwyczaj jest ich więcej. W branży IT kandydaci często proszeni są dodatkowo o rozwiązanie testów czy wykazanie się znajomością danego języka programowania. Wiele elementów pozostaje jednak stałe dla każdego procesu rekrutacji.

Właściwa strategia zatrudniania nie tylko umożliwia znalezienie odpowiedniego kandydata, ale też skraca czas na jego znalezienie. Dla firmy to ogromny zysk. Dzięki wcześniejszemu ustaleniu wszystkich szczegółów, można też zminimalizować ryzyko wyboru nieodpowiedniej osoby. Każda zaangażowana strona może skupić się na swojej części procesu rekrutacyjnego – nikt nie traci więc cennego czasu na spotkania i rozwiązywanie problemów wynikających z niedogadania kwestii formalnych. Ponadto, dobry plan pomaga zunifikować rekrutację, wyrównując szanse kandydatów.

Najważniejsze elementy rekrutacji

Każdy proces zatrudnienia powinien zostać zaplanowany. Wymaga to zaangażowania nie tylko działu HR, ale i managera. Kierownicy zespołu niestety często o tym zapominają, całkowicie oddając pole rekruterom – to błąd. Nieodpowiednie sformułowanie potrzeb i specyficznych cech, które powinien posiadać pracownik nie tylko wydłuża proces, ale czyni go nieefektywnym i kosztownym. Konieczne jest więc dobre przygotowanie opisu stanowiska. Rekruter powinien otrzymać jak najwięcej szczegółów odnośnie wymagań wobec kandydata i tego jaką rolę ma pełnić w zespole. Na tej podstawie będzie mógł skutecznie dobrać zarówno uczestników, jak i odpowiednie narzędzia i techniki rekrutacji.

Sposób w jaki chcemy pozyskać pracownika zależy przede wszystkim od ilości i dostępności poszukiwanych specjalistów na rynku. W konkurencyjnym środowisku, jak IT, trzeba być gotowym na ciężką pracę. Metody, takie jak poszukiwania na zawodowych portalach społecznościowych, docieranie do pracowników konkurencji, polecenia pracownicze, będą bardziej skuteczne niż tradycyjne ogłoszenia. Aby umożliwić udział w procesie rekrutacji jak najszerszemu gronu kandydatów, warto rozważyć także rekrutację online.

Kluczowym elementem i jednocześnie największym wyzwaniem jest jednak weryfikacja potencjalnych pracowników. Idealnego kandydata można przeoczyć na wiele sposobów: nie przyciągając odpowiedniej puli zainteresowanych, nie zachęcając ich odpowiednio do firmy lub nieodpowiednio sprawdzając umiejętności. Dlatego rekrutacja musi być procesem opartym na współpracy i zorientowaniu na zespół. Regularna komunikacja, wymiana uwag z innymi członkami zespołu, wsparcie merytoryczne i techniczne podczas weryfikacji kandydatów – bez tego trudno o sukces.

Na dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym rynku pracy napędzanym przez pracowników, znalezienie i zatrudnienie idealnego kandydata jest dość trudne. Dlatego wiele firm zwraca się do agencji pracy, aby pomogły im w rekrutacji specjalistów IT na otwarte stanowiska pracy. Dlaczego warto współpracować z agencjami i dlaczego outsourcing zatrudnienia jest coraz bardziej powszechny? Okazuje się, że może to być klucz do maksymalizacji zasobów rekrutacyjnych. Warunkiem jest jednak wypracowanie zharmonizowanej strategii. Im lepsze relacje z agencją rekrutacyjną, tym więcej można zyskać!

Jakich umiejętności potrzebuje w zespole?

Największym atutem agencji pracy jest ich doświadczenie. Dzięki niemu można znacznie skrócić cały proces rekrutacyjny. Agencje, jako firmy wysoce wyspecjalizowane i posiadające dogłębną wiedzę na temat określonego sektora zatrudnienia i działających w nim organizacji, mają bowiem wypracowane procedury w zakresie profilowania i filtrowania kandydatów IT. Pozwala im to skutecznie wyodrębnić tych, których umiejętności rzeczywiście odpowiadają oczekiwaniom konkretnego pracodawcy. Właściwa selekcja specjalistów, to najczęstszy problem w firmach, które nie mają dedykowanego wewnętrznego rekrutera lub nie zatrudniały wcześniej kandydatów na dane stanowisko o wyspecjalizowanych kompetencjach, przez co samodzielne szukanie pracowników byłoby długotrwałe i kosztowne.

Jakie wynagrodzenie zaproponować kandydatowi?

Ustalenie wynagrodzenia na odpowiednim poziomie może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza w sytuacji kiedy kandydatów o potrzebnych kompetencjach na rynku IT jest niewielu. Współpracując z agencją rekrutacyjną można jej powierzyć ustalenie optymalnego wynagrodzenia. Specjaliści znają aktualne dane dotyczące wynagrodzeń, mogą więc pomóc w analizie porównawczej. To bardzo przydatna wiedza, zwłaszcza, jeśli firma tworzy zupełnie nowe stanowisko lub poszukuje eksperta w wąskiej dziedzinie i chce, by oferowane przez nią warunki były konkurencyjne.

Kiedy skorzystać z pomocy agencji zatrudnienia?

Przede wszystkim gdy zależy nam na czasie i efektach. Korzystając z doświadczonej agencji rekrutacyjnej, statystycznie zwiększamy szanse na dostęp do najlepszych osób poszukujących pracy na rynku. Warto dodać że docierają do specjalistów aktywnie oraz pasywnie poszukujących pracy. Zatrudnieni w niej specjaliści HR zdecydowanie nie ograniczają się do umieszczenia ogłoszeń w portalach dla poszukujących pracy. Korzystają z własnych baz danych, a przede wszystkim skutecznie identyfikują osoby spełniające określone kryteria. Oznacza to, że będą aktywnie poszukiwać odpowiednich kandydatów, a nie czekać na ich zgłoszenie.

Niezwykle istotnym powodem, dla którego wiele firm zwraca się do agencji rekrutacyjnych, jest też poprawa jakości zatrudnienia. Większość z agencji specjalizuje się w określonych branżach, co oznacza, że mają już do dyspozycji grupę wysoko wykwalifikowanych kandydatów z którymi pozostają w kontakcie. Dysponują wiedzą nie tylko w zakresie wyszukiwania świetnych kandydatów, ale także upewniają się, czy rzeczywiście nadają się oni na określone stanowisko.

Trudne rekrutacje

Agencja pracy sprawdza się także, gdy wymagania co do przyszłego pracownika są bardzo szczegółowe, a wewnętrzny dział zatrudnienia nie ma doświadczenia w prowadzeniu takiego procesu rekrutacyjnego. Dodatkowym utrudnieniem jest sytuacja, kiedy dział HR w ogóle nie zna obszaru działalności kandydatów. Pomoc agencji jest w takich sytuacjach nieoceniona. Taka jest na przykład specyfika rekrutacji specjalistów IT, którzy są potrzebni w większości firm, nawet w tych, których profil działalności nie jest ściśle związany z technologią. Dodatkową trudność stanowi tutaj brak wystarczającej ilości wykwalifikowanych pracowników. Konieczność docierania do osób, które aktualnie nie poszukują pracy, może wydłużać i komplikować cały proces. W takich przypadkach agencja rekrutacyjna IT sprawniej pokieruje całym procesem. Zarządzi ona wszelkimi zapytaniami kandydatów i odpowiednio reagując na ich oczekiwania.

Korzyści o których nie wiedziałeś

Dla wielu firm zaletą korzystania z agencji pośrednictwa pracy jest również dodatkowe bezpieczeństwo, jeśli chodzi o utrzymanie nowych pracowników. Dobre agencje rekrutacyjne oferują okresy gwarancji (zwykle 3–6 miesięcy). Jeśli wybrany kandydat odejdzie przed upływem tego okresu lub jeżeli nie sprawdzi się na stanowisku, firma otrzymuje zwrot kosztów. Najczęściej jednak agencja zobowiązuje się zapewnić nowego, zastępczego kandydata bez dodatkowych opłat.

Jak dobrze wybrać agencję pracy?

Na rynku działa wiele agencji zatrudnienia. Chcąc zwiększyć szanse na znalezienie dobrego pracownika, firmy często współpracują nie z jedną, a z wieloma z nich. Aby współpraca przebiegała sprawnie, warto upewnić się, że firma rekrutacyjna ma doświadczenie w skutecznym pozyskiwaniu kandydatów z konkretnej branży. Musi ona także znać specyfikę jej działalności, w tym jakie są oczekiwania wobec pracowników. Dzięki temu zwiększa się pewność, że rekruter zapewni dokładnie takiego kandydata, jakiego szukamy. To z kolei zapobiegnie stratom związanym z ewentualnym odejściem pracownika.

W partnerstwie niewiele rzeczy jest ważniejszych niż dobra, konsekwentna komunikacja. Outsourcing zatrudnienia wymaga jak najdokładniejszego ustalenia oczekiwań wobec kandydata, którego poszukujemy. Dzięki temu agencja rekrutacyjna nie traci czasu, a im szybciej dostarczy odpowiedniego kandydata, tym więcej obie strony zyskują.

Podczas kryzysu, zwłaszcza tak nagłego jak ten wywołany przez COVID-19, należy w szczególny sposób zarządzać candidate experience. Potrzebna jest przemyślana komunikacja, empatia i przejrzystość działań.  Choć rekrutacja i przyciąganie talentów są w takich chwilach ostatnią rzeczą o której myśli większość pracodawców, warto pamiętać, że ta burza zniknie. Im wcześniej zaczniemy myśleć o przyciąganiu talentów, tym wyjście z kryzysu będzie łagodniejsze.

Przede wszystkim empatia

Umiejętność rozumienia sytuacji pracowników, ich potrzeb, ich obaw to niewątpliwie klucz do pozyskania i utrzymania najlepszych talentów na rynku. Jasny plan komunikacji zawsze jest nieodłącznym elementem candidate experience, ale w czasach kryzysu i zmian, nacisk na komunikację powinien być jeszcze bardziej wyraźny. Tam gdzie brak komunikacji lub gdzie informacje o sytuacji firmy są zdawkowe i niepełne, natychmiast zaczynają pojawiać się spekulacje. Niewiedza przyczynia się do spadku poczucia bezpieczeństwa pracowników, tak potrzebnego w tym niepewnym okresie. Jeżeli nie chcemy stracić najlepszych, zadbajmy o jasny przekaz. Niech będzie on łatwo dostępny – wykorzystajmy nie tylko przekaz bezpośredni, ale również takie kanały jak intranet czy firmowe strony w social mediach.
W sytuacji gwałtownego załamania gospodarki i powszechnej utraty miejsc pracy, pracownicy muszą mieć oparcie w swojej firmie, a jeżeli chcemy pozyskać kandydata, należy zwiększyć zaufanie do potencjalnego przyszłego pracodawcy.

Rzeczywistość online

Home Office w ostatnim czasie jest zjawiskiem tak powszechnym jak nigdy dotąd. Proces zbiorowego przejścia w tryb pracy zdalnej odbył się bez żadnego przygotowania. Sytuacja wymusiła natychmiastowe dostosowanie się do nowych warunków. Liderzy musieli przyzwyczaić się do zdalnego zarządzania, tradycyjne spotkania zostały zastąpione przez wideokonferencje, a dla wielu firm nową normą staje się prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych online.
Niektórzy pracodawcy już wcześniej obsługiwali proces rekrutacji online. Zjawisko to jest powszechne szczególnie w sektorze IT. Rekrutacja cyfrowa jest tańsza, szybsza i łatwiejsza. Ale nie wszyscy zdążyli wypracować odpowiednie procedury, w związku z czym pozyskiwanie kandydatów tą drogą jest dla nich wyjątkowo trudnym zadaniem.

Spotykane komplikacje

Najczęstszym problemem są kwestie techniczne – pracodawcy i rekruterzy nie zawsze poruszają się sprawnie po świecie nowych technologii i nie ma w tym ich winy. Pamiętajmy, że kryzys dotyka zwykle wszystkie branże, nie tylko firmy w których łączenie się z zewnętrznymi partnerami i klientami jest na porządku dziennym. Dlatego należy zadbać o odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za rekrutację. Poza zapewnieniem im odpowiedniego sprzętu i aplikacji umożliwiającej łączenie się z kandydatami, warto przekazać też kilka wskazówek dotyczących tego jak dobrze zaprezentować się przed kamerą internetową. Odpowiednia postawa, tło, dobrze ustawiony kadr – wszystko to wpłynie na to jak kandydat odbierze naszą firmę. Zadbajmy również o ustalenie treści przekazu. Jedną z potencjalnie trudnych części procesu rekrutacji online jest bowiem zapewnienie dobrego candidate experience. Brak bezpośredniego kontaktu, możliwości zobaczenia biura, poczucia jego atmosfery, bardzo utrudnia wyrobienie sobie opinii. Kandydat decyzję o podjęciu współpracy będzie podejmował wyłącznie na podstawie tego jak rekruter przedstawi pracodawcę.
W trosce o pozytywny candidate experience, musimy jak najlepiej zaprezentować firmę podczas jednej rozmowy online. Dobrze jest przedstawić aktualną sytuację, wyjaśnić dlaczego prowadzimy rekrutację w tak niestabilnym okresie, jakie podejmujemy działania zapewniające bezpieczeństwo funkcjonowania organizacji, a zatem i bezpieczeństwo zatrudnienia.

Pamiętajmy o punktualności. Jest równie ważna jak podczas tradycyjnej rekrutacji, być może nawet ważniejsza. Zazwyczaj to rekruter wykonuje połączenie o umówionej porze. W warunkach tak specyficznych jak rekrutacja online, spóźnienie zazwyczaj oznacza utratę kandydata.

Rekrutacja fair play podstawą candidate experience

Kryzys spowodowany przez COVID-19 pojawił się gdy wiele firm było w trakcie procesu rekrutacji. Na wielu z nich sytuacja wymusiła redukcję etatów zamiast planowanego ich zwiększenia. Ale bez względu na okoliczności, najgorsze co można zrobić, to pozostawić kandydatów bez żadnej informacji. Wystarczy krótki komunikat o możliwych opóźnieniach w rekrutacji. W sytuacji, która jest poza naszą kontrolą, nawet informacja o całkowitym zawieszeniu zatrudniania z pewnością spotka się ze zrozumieniem. Nagłe urwanie kontaktów sprawi, że źle potraktowany kandydat nie będzie chciał już dla nas pracować.

Każda nieudana rekrutacja pociąga za sobą skutki finansowe. Jednym ze sposobów na to by usprawnić proces selekcji kandydatów jest jak najtrafniejsza ocena ich kwalifikacji. Przykładowo w branży IT umiejętności kodowania są jednym z wielu kryteriów wyboru kandydata. Czy testy rzeczywiście pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji o zatrudnieniu? I kiedy ich przeprowadzenie jest konieczne, a kiedy warto z nich zrezygnować?

Zadania rekrutacyjne – zalety i wady

Przy efektywnym stosowaniu narzędzia oceny talentów, jakim niewątpliwie są testy rekrutacyjne, rosną kluczowe wskaźniki wydajności – utrzymanie pracowników, ich efektywność i zaangażowanie, ale i zadowolenie menedżerów. Maleją za to koszty i skraca się czas przeznaczony na rekrutację.
Osoby rekrutujące i zatrudniające pracowników, mogą oceniać kandydatów na podstawie subiektywnych, niekoniecznie ściśle związanych z pracą kryteriów. Dobrze przygotowane CV czy umiejętność radzenia sobie podczas rozmów kwalifikacyjnych nie zawsze przekłada się na wyniki w pracy. Testy działają inaczej, dlatego firmy, które z nich korzystają, zazwyczaj są bardziej zadowolone z zatrudnionego pracownika. Sprawdzenie rzeczywistych umiejętności, które pokrywają się z oczekiwaniami pracodawcy odgrywa tu kluczową rolę. Przy ocenie kandydata warto być elastycznym i nie przekładać wyniku testu nad pozostałymi atutami kandydata. Niejednokrotnie rekruterzy spotykali się z przypadkami, kiedy osoba wypadła słabo w teście teoretycznym, ale okazała się świetnym praktykiem.
Testy mogą być bardziej obiektywną formą oceny wiedzy i umiejętności kandydata niż wywiad na podstawie CV. Zadania rekrutacyjne przeprowadzane na pierwszym etapie procesu zatrudniania, pomagają sprawnie ocenić i zawęzić pulę kandydatów, a w efekcie przyspieszyć wybór najlepszej kandydatury. Testy okazują się szczególnie efektywne przy rekrutacji na stanowiska juniorskie, niestety w przypadku poszukiwania specjalisty proces weryfikacji umiejętności wydłuża się. Dobranie odpowiedniej metody rekrutacji jest szczególnie istotne w branżach takich jak IT, gdzie zbyt długie zwlekanie z przedstawieniem oferty, stanowi jeden z głównych powodów z których firmy tracą specjalistów.
Co ciekawe, jak wynika z doświadczenia rekruterów, kandydaci, którzy otrzymują do wypełnienia testy sprawdzające wiedzę na dany temat, w zdecydowanej większości do nich przystępują, nawet jeżeli są to zadania do wykonania online. Oznacza to, że sami programiści nie są przeciwni idei oceny umiejętności kodowania. Są gotowi poddać się egzaminowi, o ile zostanie on przeprowadzony we właściwy sposób. Warto więc unikać przestarzałych i nieskutecznych metod, takich jak niesławne próbki kodu na kartce papieru, a pomyśleć o czymś bardziej kreatywnym Szczególnie mile widzianą formą jest pair programming, czyli programowanie wraz ze specjalistą podczas weryfikacji technicznej. Również wszelkiego rodzaju grywalizacja, w której stawką jest ciekawe stanowisko, często pomaga znaleźć idealnego kandydata – nietypowe rozwiązania przyciągają bowiem najlepszych.

A jakie wady ma to rozwiązanie? Przede wszystkim należy pamiętać, że żaden test nie zmierzy całej wiedzy kandydata, nie odpowie też na pytanie jakim jest pracownikiem. Zadania rekrutacyjne mają na celu zidentyfikować odpowiedni zestaw umiejętności i potwierdzić to, że kandydat dysponuje wiedzą umożliwiającą wywiązanie się z konkretnych obowiązków. Służą do oceny wiedzy specjalistycznej. Nie biorą jednak pod uwagę tego, jak bardzo kandydat jest chętny (lub zdolny) do nauki i rozwoju. Opierając się wyłącznie na wynikach testów kompetencji, możemy przekreślić pracowników, którzy ostatecznie mogliby wnieść o wiele więcej do firmy.

Pamiętajmy też, że o ile sprawniejsza selekcja kandydatów przyczynia się do skrócenia czasu rekrutacji, w przypadku gdy poszukujemy specjalisty o umiejętnościach z wąskiej dziedziny, możemy nie mieć na kim prowadzić selekcji. Proces zamiast się skrócić, może się znacznie wydłużyć.

Testy dla kandydatów z branży IT – kiedy warto?

Testy zatrudnienia pomagają rekrutującym w przewidywaniu wydajności pracy w rzeczywistych technicznych warunkach. Jednak nie dają stuprocentowej pewności, że nowy pracownik nie będzie potrzebował dodatkowego wdrażania i może natychmiast przystąpić do realizacji projektu.

W sytuacji, gdy specjalistów na rynku jest niewielu, a firma za chwilę rusza (lub już ruszyła i potrzebne jest jak najszybsze wsparcie) z ważnym projektem, w konkretnym języku programowania, nie można pozwolić sobie na pomyłkę. Rekruter musi mieć wówczas gwarancję, że zatrudniona przez niego osoba poradzi sobie z powierzonym mu zadaniem. Musi więc upewnić się, że kandydat rzeczywiście zna framework oraz narzędzia w których będzie musiał pracować, w stopniu pozwalającym na sprawne działanie. Najskuteczniejszą metodą selekcji kandydatów, w tej sytuacji będzie zaangażowanie specjalisty z firmy rekrutującej, którzy pomogą stworzyć zadania weryfikujące umiejętności pożądane na danym stanowisku.

Testy dla kandydatów z branży IT – czy z nich zrezygnować?

Wielu kandydatów przedstawia certyfikaty potwierdzające daną umiejętność. Taki certyfikat jest sygnałem o kierunku rozwoju kandydata, lecz prawie nigdy nie jest traktowany jako niezaprzeczalny dowód kwalifikacji. Najważniejszym aspektem jest wykorzystanie umiejętności w praktyce. Między innymi to właśnie dlatego programiści tak zabiegają o zatrudnienie w firmach, które oferują im możliwość rozwoju także w nowych, niszowych obszarach.

Kiedy w takim razie można zrezygnować z testów? Czasem nie chodzi o zbadanie rzeczywistej wiedzy, a o sprawdzenie sposobu myślenia i działania kandydata, ocenę jego potencjału. Jeżeli firma nie wymaga, aby wybrany kandydat od razu zaczął programować w danym języku i ma możliwość stopniowego wdrażania go w nowe środowisko pracy, może zrezygnować z zadań podczas rekrutacji lub wybrać uproszczone testy wiedzy.

Pracownicy IT bardzo cenią możliwość rozwoju, jeżeli więc zaoferujemy możliwość dodatkowego przeszkolenia, poznania nowych narzędzi i technik, czy poszerzenia horyzontów, możemy w ten sposób przyciągnąć wartościowe talenty.

Przekazanie informacji zwrotnej kandydatowi, którego nie wybraliśmy w procesie rekrutacji może być trudne. Wymaga to dużej wrażliwości, w końcu trzeba powiedzieć komuś, że naszym zdaniem był słabszy niż osoba, której ostatecznie złożyliśmy ofertę zatrudnienia. Być może dlatego tak wielu kandydatów ubiegających się o pracę nie otrzymuje żadnej odpowiedzi. Z osobami, które nie przeszły procesu rekrutacji warto się jednak kontaktować. Jakie korzyści przynosi feedback i jak powinien wyglądać?

Chyba każdy, kto ubiegał się kiedyś o pracę, usłyszał zapewnienie: „będziemy informować o wyniku rekrutacji”. I każdy przytoczy co najmniej kilka przykładów, kiedy żadnego odzewu nie było. Czy brak informacji zwrotnej oznacza, że kandydat był aż tak słaby, czy może świadczy źle o rekruterze i firmie którą reprezentuje?

Wielu rekruterów chce uniknąć przykrego obowiązku, licząc na to, że milczenie zostanie w końcu uznane za odpowiedź. Radzenie sobie z odrzuconym kandydatem, poświęcanie mu dodatkowego czasu, to zajęcie którego woleliby uniknąć. Taka postawa może być jednak -słusznie – odebrana jako brak szacunku. Jest ona nie tylko nieprofesjonalna, ale także bardzo szkodliwa dla marki pracodawcy. Konsekwentne nieudzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej odnośnie rozmowy kwalifikacyjnej utrudnia przyciągnięcie i zatrudnienie talentów. Specjalista, który ma poświęcić swój czas i energię na skomplikowaną aplikację bez gwarancji, że będzie informowany o przebiegu procesu, prawdopodobnie w ogóle nie zdecyduje się na rozmowę.

Przejrzysty proces rekrutacji może dać nam przewagę nad konkurencją. W dobie rynku pracownika, kandydaci wolą otrzymać odpowiedź negatywną, niż nie otrzymać jej w ogóle. Oczekiwanie na odpowiedź jest nie tylko stresujące. Milczenie rekrutera często utrudnia dalszy udział w innych procesach.

Dlaczego feedback jest tak ważny?

Na wynik procesu rekrutacyjnego wpływ ma wiele czynników. Umiejętności i doświadczenie są zazwyczaj głównym punktem zaczepienia, ale nawet jeśli wszystkie osoby zaproszone na rozmowę będą mogły pochwalić się podobną ścieżką kariery, ostatecznie i tak ofertę pracy otrzyma tylko jedna z nich. Nie oznacza to, że rekruter uważa pozostałych kandydatów za niewystarczająco dobrych, po prostu do zapełnienia jest jeden wakat, a nie kilka. Warto jednak pamiętać, że wykwalifikowanych pracowników na rynku jest wciąż za mało, należy więc dbać o relacje z tymi, z którymi udało się nawiązać kontakt. Nawet w przypadku tych, którym doświadczenia, póki co brakuje – ich także nie ignorujmy. Być może sprawdzą się na nieco innym stanowisku lub za jakiś czas, po zdobyciu umiejętności w innej firmie, będziemy chcieli o nich zabiegać? Wyłączenie ich z procesu rekrutacji bez żadnej informacji zwrotnej może poskutkować tym, że ​​na zawsze stracimy ich potencjał.

Pamiętajmy w końcu, że kandydaci, którzy przeszli pierwszy etap rekrutacji, czyli otrzymali zaproszenie na rozmowę, musieli poświęcić swój czas, odpowiadać na nasze pytania, czasem przejść przez testy weryfikujące umiejętności. Nawet jeżeli te starania nie zaprowadzą ich dalej, zasługują na feedback.

Jaki powinien być feedback wobec kandydata, któremu nie możemy zaoferować danego stanowiska?

Nikt nie lubi otrzymywać złych informacji. Decyzja o tym, że nie dostaliśmy pracy do nich należy. Brak informacji pozostawia jednak zbyt wiele miejsca na interpretację – każdy z odrzuconych kandydatów będzie próbował wytłumaczyć sobie, dlaczego nikt się z nim nie kontaktuje. Jak przekazać wiadomości kandydatom w sposób profesjonalny, szczery i pozytywny?

Istnieją dwa sposoby: złe wieści można przekazać podczas rozmowy telefonicznej lub wysłać e-mail. Forma, w dużym stopniu zależy od tego, jak daleko zaszedł dany kandydat w procesie rozmów kwalifikacyjnych. Na wczesnym etapie rekrutacji e-mail jest całkowicie do przyjęcia, tym bardziej, że odrzucana jest zazwyczaj większa grupa osób. W przypadku kandydatów, którzy przeszli do ostatnich etapów, warto rozważyć skontaktowanie się telefonicznie i udzielenie bezpośredniej informacji zwrotnej. W każdym z tych przypadków należy pamiętać o tym, by podziękować za poświęcony czas i zainteresowanie.

Udzielając informacji unikajmy osobistych opinii i uczuć, ale też starajmy się, by nie brzmieć zbyt sucho i ogólnikowo. Jeśli częścią procesu kwalifikacyjnego był egzamin praktyczny, zawsze powiadommy kandydatów, jak im poszło. Można również zasugerować obszary, w których kandydat powinien zdobyć doświadczenie, aby zakwalifikować się do podobnej pracy w przyszłości. Dotyczy to zwłaszcza pracowników branży technologicznej, którzy są w stanie dość szybko się doszkolić, a często potrzebują ukierunkowania. W każdym przypadku, konstruktywna informacja zwrotna zwiększa prawdopodobieństwo na to, że uczestnicy procesu rekrutacyjnego zachowają pozytywne nastawienie do organizacji i będą chcieli z nią współpracować w przyszłości.

Nowa generacja kandydatów i postęp technologiczny sprawiają, że firmy muszą zmienić metody przyciągania, zarządzania i zatrzymywania specjalistów. Jak się okazuje, odpowiedni sposób wprowadzenia pracownika w nowe obowiązki ma bezpośredni wpływ na jego późniejszą motywację i przywiązanie do pracodawcy. Jak powinien przebiegać ten proces?

Dobrze przeprowadzony onboarding daje możliwość uwolnienia pełnego potencjału nowego członka zespołu. Przyspiesza także średni czas w którym osiąga on optymalny poziom wydajności. Większość firm jest obecnie świadoma, że onboarding jest ważną częścią procesu rekrutacji i już podczas pierwszego spotkania opisują kandydatom kulturę organizacyjną, ale wiele z nich wciąż nie docenia tego, jak ważne jest, aby w późniejszym okresie proces ten przebiegał prawidłowo. Nie wystarczy zapoznanie pracownika z nowymi obowiązkami.

Onboarding to podstawa relacji pracodawca-pracownik. Dobrze, jeżeli firma ma opracowany ustandaryzowany, strategiczny plan działania na pierwsze 30-90 dni, kiedy kandydaci wdrażają się w swoje obowiązki. Plan powinien jak najlepiej przybliżać markę pracodawcy i przekazanie wartości organizacyjnych, umożliwiać poznanie całego zespołu i zasad współpracy, zapoznawać z kulturą zawodową, dostosowywać oczekiwania instytucjonalne i te dotyczące wyników. Ważnym aspektem jest też zapewnienie narzędzi potrzebnych do pomyślnej asymilacji w nowej pozycji.

Pamiętajmy, że pierwsze kilka tygodnie są dla pracownika czasem pełnym niepewności, ale też chęci dostarczenia firmie czegoś wartościowego. Trudno jest się wykazać bez jasnego zestawu zadań, ról i obowiązków – bez względu na to, z jak utalentowanym specjalistą mamy do czynienia.

Jak przystąpić do wdrożenia pracownika?

Wdrożenia pracownika nie należy postrzegać jako przykrego obowiązku. Powinno być traktowane jako okazja do spojenia pracownika z firmą. Angażowanie nowozatrudnionej osoby najlepiej zacząć jeszcze zanim faktycznie dołączy do zespołu – nawet przed rozpoczęciem rekrutacji, poprzez jasne określenie tego jaka ma być rola kandydata w zespole. Podczas rozmów kwalifikacyjnych przedstawmy misję i wartości firmy, następnie dokładnie ustalmy warunki współpracy i wywiązujmy się z ustaleń.

A jak powinien wyglądać pierwszy dzień w pracy? Szczególnie ważne jest dopięcie wszystkich formalności jeszcze zanim powitamy nową osobę w biurze. Odpowiednio wcześnie zadbajmy o sprzęt i uprawnienia umożliwiające natychmiastowe przystąpienie do realizacji zadań – pomoże to uniknąć stresującej bieganiny i poczucia wyobcowania. Na przykład, program onboardingowy Twittera koncentruje się na tym, aby okres wczesnego wdrożenia był jak najbardziej produktywny i przyjazny. Pierwszego dnia pracy na nowego pracownika czeka nowy komputer, gotowy adres e-mail, firmowa koszulka i butelka wina. Takie akcenty pozwalają się wyróżnić.

Rola kultury organizacyjnej w procesie onboardingu

Zakotwiczenie nowego zatrudnionego w unikalnej kulturze firmy zwiększa szansę na jego utrzymanie. Dostosowanie się do specyfiki konkretnej organizacji bywa jednak wyzwaniem. Charakter spotkań, etykieta kuchenna, dynamika interpersonalna, nawet żarty – to wszystko może być niezrozumiałe dla nowych pracowników. Dlatego tak ważna jest pomoc w zrozumieniu poszczególnych powiązań i zapoznanie ze środowiskiem. Nie zostawiajmy kandydata samego sobie. Przedstawmy go, nie tylko członkom zespołu, ale i poszczególnym osobom w firmie, z którymi będzie miał styczność. Zrozumienie formalnych hierarchii na pewno pomoże nowemu pracownikowi odnaleźć się w nowym miejscu.

Zorganizujmy krótkie spotkanie podczas którego wyjaśnimy to jakie będą obowiązki pracownika w początkowej fazie współpracy, czego może się spodziewać, opowiedzmy jak działa biuro, zachęćmy do zadawania pytań. Według ankiety przeprowadzonej w 2018 roku przez Microsoft, prawdopodobieństwo, że pracownicy pozostaną w firmie przez dłuższy czas, sprowadza się do jednej prostej rzeczy – czy ich menedżerowie spotkali się z nimi w pierwszym tygodniu. To pojedyncze spotkanie wpłynęło na to, jak pracownicy postrzegali swoją przyszłość w firmie.

Wspieranie produktywności już od pierwszych chwil w nowym miejscu pracy

Odpowiednie wsparcie ze strony zespołu i liderów zwiększa szansę na zbudowanie relacji z firmą i współpracownikami, a tym samym na długą i owocną współpracę. Przyda się też lekka zachęta do działania. Jak najlepiej zmotywować pracownika?

Każdy nowy zatrudniony musi wiedzieć jak jego praca wpływa na całą firmę. Nowi pracownicy chcą mieć poczucie, że wnoszą wartościowy wkład, od pierwszego dnia. Rzucenie od razu na głęboką wodę pozwala sprawdzić potencjał specjalisty, ale nie koniecznie wpływa na zwiększenie motywacji, wiąże się też z ryzykiem. Dlatego na początek warto zapewnić nowemu pracownikowi zadanie, które będzie w stanie szybko i sprawnie wykonać. Powodzenie przełoży się na poczucie realizacji, co z kolei sprawi, że ​​nowa osoba będzie bardziej entuzjastyczna i podekscytowana pracą w firmie. Na przykład, nowy pracownik Apple, pierwszego dnia otrzymuje komputer iMac i musi samodzielne go skonfigurować. To świetny sposób, aby pracownik IT wykorzystał swoje techniczne umiejętności w praktyce. Takie zadanie pozwala mu poczuć się komfortowo w nowej kulturze pracy i zyskać pewność siebie.

Nie zwlekajmy jednak zbyt długo z powierzeniem pracownikowi bardziej ambitnych zadań. Nowi pracownicy Facebooka rozpoczynają swój pierwszy projekt w ciągu 45 minut od pojawienia się w biurze. To pokazuje, że firma ufa nowym pracownikom i pozostawia im swobodę w tworzeniu własnej pracy.

Rotacja pracowników nigdzie nie jest tak duża jak w sektorze technologii. Średni czas utrzymania pracownika wynosi tu zaledwie rok. I choć firmy informatyczne podejmują ogromny wysiłek, aby zatrzymać młodych, wykwalifikowanych specjalistów, najczęściej przegrywają z konkurencją. Kandydaci mogą bowiem przebierać w ofertach gwarantujących im wysokie wynagrodzenie i niezliczone benefity.

Największym atutem każdej firmy są jej pracownicy. Silne zespoły odnoszą sukcesy, a niezorganizowane, porażki. Dlatego utrzymanie najlepszych talentów technicznych jest ważniejsze niż ich zatrudnianie – zamiast na rekrutacji, wdrożeniu i szkoleniach, lepiej skupić się na rozwiązywaniu zadań. W przypadku programistów, jest to szczególnie ważne, ponieważ wdrożenie się w konkretny projekt, jego metodologie i specyfikę, nie jest łatwe dla osoby z zewnątrz.

Biorąc pod uwagę fakt, że szybkość wprowadzania na rynek często decyduje o sukcesie produktów, rozwiązań i usług opartych na technologii, zatrzymanie ekspertów technicznych w zespole powinno być postrzegane jako klucz do przyszłego sukcesu firmy. Zatrzymanie utalentowanego pracownika technicznego jest bardziej opłacalne niż znalezienie zastępcy.

Z punktu widzenia pracodawcy każda strata pracownika, który zna już środowisko pracy jest wyjątkowo dotkliwa – firmy technologiczne mają jeden z najdłuższych średnich okresów zatrudnienia w porównaniu z innymi branżami. Nie wiadomo jak długo będą musiały szukać specjalisty, będącego w stanie zastąpić odchodzącego pracownika.

Przyczyny wysokiej rotacji w IT

Konkurencyjne środowisko sprawia, że specjaliści chętniej sięgają po nowe możliwości. Nawet giganci technologiczni, tacy jak Facebook, Google czy Amazon mają problem z odpływającymi pracownikami. Średnia długość pracy w tych firmach waha się w granicach dwóch lat.

Obecnie w każdej firmie zatrudniającej specjalistów IT, bez względu na jej rozmiar, problem w utrzymaniu talentów technicznych jest wysokie zapotrzebowanie na pracowników i stale rosnące wynagrodzenie w branży. Ze względu na dotkliwy brak programistów, aby pozyskać doświadczonego kandydata i przyciągnąć go do swojej firmy, oferty, które mają ich skusić do zmiany pracodawcy nieustannie ewoluują. Nie wystarczy już sama wyższa pensja.

Wśród głównych powodów, dla których specjaliści IT rezygnują z pracy, LinkedIn w swoim raporcie wymienia brak możliwości rozwoju i awansu, słabe przywództwo, nieprzyjazną kulturę organizacyjną, mało ambitne zadania i niekonkurencyjne wynagrodzenie. Pracodawca, którego oferta wypełni te luki, ma szansę na utrzymanie talentów.

Jak zatrzymać najlepszych pracowników technicznych w firmie?

Aby zapobiec odchodzeniu z firmy specjalistów IT, pracodawcy godzą się na wzrost wynagrodzeń i rozszerzają pakiety benefitów. Takie podejście zapewnia konkurencyjności tylko w krótkiej perspektywie czasu. Pracownicy sektora technologicznego najczęściej decydują się na zmianę pracy, jeżeli wiedzą, że będzie to dobry krok w kierunku rozwoju ich kariery. Wygrywają więc ci rynkowi gracze, którzy proponują ścieżkę rozwoju obejmującą możliwości uczenia się i przekwalifikowywania, na przykład poprzez zapewnienie szkoleń. Co ważne, rozwój umiejętności powinien wiązać się ze zmianą stanowiska i wzrostem wynagrodzenia. Awans to także jeden z elementów pozwalających na zachowanie konkurencyjności na rynku, bez jasno zarysowanej ścieżki kariery zdecydowanie trudniej przyciągnąć, zatrzymać i zaangażować pracowników.

To na co nie zawsze zwraca się uwagę to jakość kadry zarządzającej. Przełożeni odgrywają ogromną rolę w utrzymaniu pracowników, w każdej branży. Dobrzy liderzy mają kluczowe znaczenie dla osiągania celów biznesowych, wpływają na wydajność całego zespołu, także na to czy pracownik będzie chciał związać się z firmą na dłużej czy nie. W branży IT, zrozumienie specyfiki pracy informatyków, dobra interakcja z pracownikami, którzy mogą swobodnie rozmawiać o problemach związanych z pracą i szukać najlepszych rozwiązań, decyzyjność – to wszystko bez wątpienia wpływa na utrzymanie personelu technicznego.

Mądrzy liderzy wpływają też na kulturę firmy, która jest kolejnym czynnikiem mogącym przesądzić o poziomie rotacji pracowników. Warto pamiętać, że w miejscu w którym spędzamy jedną trzecią życia, każdy chce czuć się komfortowo. Jeśli pracownicy nie będą utożsamiać się z kulturą firmy, jej misją, sposobem działania, lub poczują się niedoceniani w jakikolwiek inny sposób, prawdopodobnie zaczną szukać możliwości gdzie indziej. W branży IT, ważną część kultury pracy stanowi chociażby elastyczność, umożliwiająca zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz możliwość pracy w domu.

Obecnie, większość poszukiwanych talentów technicznych należy do pokolenia milenialsów, dla których szczególnie ważne jest to, by pracodawca dostrzegał wartość, jaką wnoszą do firmy. Sami też chcą czuć, że ich praca ma znaczenie, widzieć jej efekty. Odpowiednio ambitne zadania przekładają się na ich morale i motywację, a uwzględnianie ich inicjatyw podczas realizacji projektu sprawia, że chcą być częścią firmy i są zdecydowanie mniej skłonni do zmiany pracodawcy. Zwłaszcza, jeżeli ten zapewnia im konkurencyjne wynagrodzenie.

Przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów to wyzwanie, zwłaszcza w branży IT. Wskaźniki bezrobocia w całej Europie są obecnie rekordowo niskie, więc utalentowani kandydaci zaczynają rozumieć, że rynek pracy jest w ich rękach. Zjawisko to jest najbardziej widoczne w branżach, w których rośnie niedobór umiejętności – tu walka o wartościowych pracowników jest szczególnie widoczna, a o tym czy uda się ich pozyskać czy nie, coraz częściej nie przesądza wysokość oferowanego wynagrodzenia, ale np. czas. Dlaczego timing jest tak ważny w rekrutacji specjalistów IT?

Gdy zapotrzebowanie na wysoce wyspecjalizowaną siłę roboczą łączy się z szybką ewolucją i wzrostem liczby stanowisk, które trudno wypełnić – jak ma to miejsce w branży technologicznej – specjaliści, którzy mogą wnieść istotną wartość do firmy, są na wagę złota. Według badań Korn Ferry Institute z 2018 roku, światowy niedobór umiejętności siły roboczej w sektorze technologii może osiągnąć nawet 4,3 miliona pracowników w 2030 r. Trudno o bardziej wyrazisty przykład popytu przewyższającego podaż. I choć do wypełnienia tej prognozy została jeszcze dekada, rynek już teraz boleśnie odczuwa brak dostatecznej ilości specjalistów. A pozyskanie ich stanowi coraz większe wyzwanie dla rekruterów.

Specjaliści IT są niezbędni w niemal każdym biznesie. Firmy konkurują o pracowników, oferując więcej korzyści i coraz wyższe pensje. O każdego programistę, który ma na swoim koncie pożądaną wiedzę i doświadczenie, codziennie zabiega całe grono rekruterów – ale w tym sektorze wcale nie łatwo nakłonić pracownika do zmiany pracy. Sukces może zależeć od tego, czy propozycja zmiany została złożona w odpowiednim momencie, co i w jaki sposób oferuje headhunter i czy proces rekrutacji w którym pracownik ma wziąć udział prowadzony będzie na tyle sprawnie, by w międzyczasie kandydata nie przechwycił nikt z konkurencji.

Walka z czasem – jak usprawnić proces rekrutacji, by nie stracić kandydata?

Nie każda osoba stojąca przed zadaniem zatrudnienia pracownika zdaje sobie z tego sprawę, ale to właśnie czas jest najważniejszy w rekrutacji. Proces rekrutacji bywa niezwykle czasochłonny, tymczasem rozchwytywani kandydaci oczekują, że będzie on możliwie skondensowany i przejrzysty.

Postawmy się na miejscu kandydata, który równolegle ubiega się o podobne stanowiska w dwóch różnych firmach. Firma A ma dwuetapowy proces rekrutacyjny pozwalający na to, by wrócić z odpowiedzią w ciągu tygodnia od drugiego spotkania. Ten sam pracownik po przejściu dwóch etapów w Firmie B, czeka nie na odpowiedź, a na zaproszenie do udziału w trzecim etapie. Jaka będzie jego motywacja, aby kontynuować rekrutację w firmie B, jeżeli Firma A złoży mu propozycję? Z powodu tego rodzaju scenariusza, wiele firm traci doskonałych kandydatów, a być może wystarczyłoby nieco przearanżować sposób działania.

Jak skrócić czas rekrutacji? Przede wszystkim dokładnie ustalić jakiego pracownika potrzebujemy – jakie umiejętności są potrzebne, by wywiązał się z powierzonych mu zadań. Dogłębne zrozumienie roli osoby, którą chcemy zatrudnić, sprawi, że reszta procesu rekrutacji będzie łatwiejsza i szybsza. Pozwoli to, już na wstępnym etapie, wyeliminować kandydatów, którzy nie spełniają wymagań i ograniczyć ich liczbę, a tym samym liczbę czasochłonnych rozmów kwalifikacyjnych. To też kwestia zwykłego szacunku – zanim poprosimy kogoś, by poświęcił czas na dojazd i rozmowę z nami, sprawdźmy, czy rzeczywiście spełnia nasze wymogi. Warto też przeanalizować, czy rzeczywiście potrzebujemy więcej niż 2-3 spotkania, by ocenić każdą kandydaturę. Być może weryfikację umiejętności można przeprowadzić już na wstępnym etapie zamiast organizować oddzielne spotkanie na przeprowadzenie testów, lub po prostu zastanówmy się nad pytaniami, które dadzą nam obraz faktycznej wiedzy pracownika.

Moment dotarcia do kandydata też ma znaczenie. Kiedy czas jest sprzymierzeńcem rekrutera?

Większość zatrudnionych osób decyduje się odejść z pracy i szukać nowej w ciągu dwóch miesięcy przed i po każdej rocznicy zatrudnienia. Co oznacza to dla rekruterów? Dzięki nieco bardziej zindywidualizowanemu podejściu, mogą oni ograniczyć liczbę kandydatów, którzy spełniają wymagania, ale nie są zainteresowani udziałem w rekrutacji. Ale to nie jedyne niestandardowe podejście do wyszukiwania pracowników.

Rekrutacja zwykle jest sprzężona z budżetem. Co to oznacza? Zanim uruchomiony zostanie wakat na dane stanowisko, najpierw muszą zostać zatwierdzone na niego odpowiednie środki. Tak się składa, że większość takich planów, przypieczętowane zostaje na początku roku. Koniec stycznia to zwykle najbardziej intensywny czas, w którym zapał do wypełniania wakatów jest największy. Jeśli chcemy ograniczyć konkurencję, możemy przełożyć rekrutację na nieco późniejszy termin, albo przystąpić do niej wcześniej – rynkowi giganci praktycznie nie podejmują się rekrutacji w grudniu. Należy pamiętać, że natychmiastowe wypełnienie wakatu nie zawsze zapewnia też najlepszą jakość zatrudnienia, dlatego rekomendowane jest, aby przyjąć zapas czasowy oraz współpracować z partnerami, którzy mają doświadczenie w danej branży.

Kiedy jeszcze jest dobry moment na rekrutację? Czasem za sukcesem rekrutera stoi porażka innego rynkowego gracza. Recesje zdarzają się w każdej firmie, a redukcja zatrudnienia bywa konieczna nawet u najlepszych. Brak stabilności w firmie to jeden z głównych powodów, z których pracownicy decydują się przejść do konkurencji. W branży IT o niestabilności zatrudnienia mówimy raczej rzadko, ale pamiętajmy, że jeżeli w rynkowych kuluarach pojawią się takie pogłoski, należy działać – możemy być pewni, że nie tylko my będziemy chcieli pozyskać wartościowych pracowników. Jeszcze zanim recesja wejdzie w decydującą fazę, najlepsi pracownicy zapewne dostaną propozycję zatrudnienia.