Cykl życia projektu – jak powinno wyglądać prawidłowe zarządzanie projektami informatycznymi?

Postępujący rozwój nowoczesnych technologii cyfrowych sprawia, że w poważnych firmach większość inicjatyw realizuje się za pośrednictwem projektów. Znajomość teorii zarządzania projektami jest niezwykle ważna we współczesnym środowisku biznesowym. Projekt realizuje się według określonego harmonogramu – od powstania, identyfikacji pomysłu poprzez wdrożenie oraz zakończenie. W poniższym artykule omawiamy wszystko, co warto wiedzieć na temat cyklu życia projektu.

 

 

Cykl życia projektu – podstawowe kwestie

 

Cykl życia projektu to w największym skrócie kompleksowy wzór dotyczący procesu zarządzania projektem. Warto wiedzieć, że koncepcję cyklu życia projektu opracowano w latach 60. XX wieku w Amerykańskim Departamencie Obrony. 

 Na cykl życia projektu składają się kolejne etapy i fazy. Liczba oraz charakterystyka fraz może być zróżnicowana w zależności od tego, w jakiej branży działa dana firma oraz jaka jest specyfika konkretnego projektu. Prawdopodobieństwo sukcesu realizowanego przedsięwzięcia wzrasta zawsze proporcjonalnie do liczby przeprowadzonych faz.

 

Zobacz też: Scrum master – czym się zajmuje, ile zarabia i jak nim zostać? Czym jest praca dla scrum mastera? 

 

Eksperci podkreślają, że cykl życia projektu rozpoczyna się wraz z zatwierdzeniem prac nad projektem bądź podpisaniem stosownej umowy pomiędzy klientem a wykonawcą. Z kolei umownym końcem przedsięwzięcia jest przekazanie klientowi końcowego efektu całej pracy.

Mimo iż jest to ujęcie dość uproszczone, to bardzo dobrze oddaje ono specyfikę zarządzania projektem. Wynika to z tego, że uzyskanie pożądanego produktu jest dla klientów szczególnie istotne. Działania z zakresu zarządzania projektem tworzą pełen cykl, ponieważ zarówno na początku jak i na końcu skupiają się one na kliencie. 

 

 

Metodyki związane z cyklem życia projektu

 

Dwie najczęściej stosowane przez praktyków metodyki związane z cyklem życia projektu to PMBOK oraz PRINCE2. Poniżej przedstawiamy ich dokładną charakterystykę:

  1. Metodyka PRINCE2 cyklu życia projektu. Jej istotą jest podzielenie projektu na określone etapy zarządcze. Na etapy zarządcze składają się cztery fazy:
  • Tworzenie projektu, czyli faza przedprojektowa. Na tę fazę składa się zlecenie najważniejszych wytycznych projektu a także stworzenie jego podstawowych założeń w formie stosownego dokumentu. Oddelegowani pracownicy zbierają niezbędne dane, które następnie są analizowane przez kierownictwo. Etap ten ma na celu uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy planowane przedsięwzięcie ma szanse powodzenia.
  • Faza inicjacji projektu. Pierwsza faza projektowa, w której nie są przewidziane jeszcze jakiekolwiek prace techniczne. W tym czasie pracownicy skupiają się na zaplanowaniu poszczególnych działań oraz stworzeniu Dokumentu Inicjującego Projekt. Jest to dokument, w którym jest zawarty plan projektu z uwzględnieniem poszczególnych etapów zarządczych, plan zarządzania ryzykiem, plan jakości oraz plan komunikacji.
  • Faza realizacji projektu. Jeden z najważniejszych elementów całego procesu zarządzania projektem, w czasie którego wykonywane są czynności przewidziane w harmonogramie prac, co skutkuje stworzeniem produktów specjalistycznych projektu.
  • Faza zamykania projektu. W omawianej fazie dochodzi do oceny projektu przez wytypowanych kontrolerów oraz przedstawicieli klienta. W razie jakichkolwiek wątpliwości mogą zostać wydane dyspozycje w zakresie doprecyzowania nieścisłości czy skorygowania błędów merytorycznych.

 

Zobacz też: Team leader – obowiązki, droga kariery i zarobki. Czy lider zespołu jest ważny dla firmy? 

 

  1. Metodyka PMBOK cyklu życia projektu.Składa się ona z czterech następujących po sobie faz:
  • Faza inicjowania projektu. W tej fazie realizowane są prace koncepcyjne nad planowanym projektem, które zawierane są w dokumencie o nazwie karta projektu. Do realizowanych czynności zalicza się określenie podstawowego celu projektu, sposobu jego wykonalności oraz istniejących ograniczeń, przeprowadzenie analizy finansowej oraz wskazanie źródeł finansowania. Osoby decyzyjne na podstawie zebranych informacji stwierdzają, czy projekt ma szansę na powodzenie oraz kierują projekt do realizacji.
  • Faza planowania projektu. Określany jest podstawowy cel projektu oraz jego cele pośrednie. Ponadto dochodzi do sporządzenia harmonogramu projektu oraz dokumentu zawierającego, jakie zasoby są wymagane do tego, aby projekt został oddany w terminie.
  • Faza realizacji i kontroli projektu. Niezwłocznie po uzyskaniu zgody na realizację projektu rozpoczyna się właściwa praca nad jego realizacją. Jednocześnie trwają działania kontrolne, które mają na celu weryfikację, czy wszystkie zadania są przeprowadzane zgodnie z wcześniej przyjętym harmonogramem oraz czy nie wzrasta poziom ryzyka bądź koszty. Na koniec przygotowuje się sprawozdanie z wykonania projektu.
  • Faza zamknięcia projektu. Projekt poddawany jest analizie oraz ocenie wielokryterialnej.

 

 

Jakie są fazy cyklu życia projektu?

 

Fazy cyklu życia mogą być rozróżniane na podstawie ich efektów, np. oddanie końcowego produktu, podjęcie decyzji o przekazaniu projektu do realizacji itd. Dzięki ujęciu cyklu życia projektu na konkretne fazy powoduje, że łatwiejsze jest przygotowanie harmonogramu prac wraz z zakresem obowiązków poszczególnych pracowników. Ogólny cykl życia projektu składa się z czterech podstawowych faz:

  1. Początek projektu.
  2. Prace przygotowawcze oraz planowanie.
  3. Realizacja projektu.
  4. Podsumowanie projektu.

 

Zobacz też: Project manager – zakres obowiązków, zarobki i kariera – czy warto zostać kierownikiem projektu? 

 

Specjaliści i praktycy przygotowali szereg koncepcji dotyczących podziału cyklu życia projektu na poszczególne fazy. Najpopularniejsze koncepcje autorstwa J.P. Lewisa, R. Keelinga oraz W. Krugera przedstawiliśmy w poniższej tabeli.

 

J.P. Lewis Koncepcja Definicja Projektowanie Rozwój Zastosowanie Zakończenie
R. Keeling Konceptualizacja Planowanie Wdrożenie Zakończenie
W. Kruger Impuls Planowanie Realizacja Włączenie

 

 

Czy cykle życia mają zastosowanie we wszystkich branżach?

 

Każda branża posiada swoją określoną specyfikę, dlatego ewentualne zastosowanie konkretnego modelu musi być uzależnione od panujących warunków. Modele planowania projektów w branży budowlanej powinny być zupełnie inne niż te, które stosuje się w branży informatycznej.

 

Zobacz też: Pierwsza praca w IT – gdzie szukać i czy jest to możliwe bez doświadczenia? 

 

W tym pierwszym przypadku najlepiej sprawdza się predykcyjny cykl życia, gdzie wszystkie czynności muszą być wykonane w określonej kolejności. Z kolei w drugiej z wymienionych branż często stawia się na elastyczność z racji tego, iż początkowo liczba dostępnych danych jest niewielka.

 

 

Dlaczego cykl życia projektu informatycznego jest bardzo istotny w projektach firmowych?

 

Projekt informatyczny pełni szczególną rolę, gdyż wyróżnia go innowacyjność, spore zapotrzebowanie na zasoby ludzkie oraz materialne, a także czas potrzebny na jego realizację. Firma, która podejmuje się realizacji projektu informatycznego, zazwyczaj musi zmienić cały swój dotychczasowy model pracy.

 

Zobacz też: Jak szukać specjalistów z branży IT? Systemy poleceń i zachęcenie do udziału w rekrutacji 

 

Zastosowanie się do wskazówek w zakresie zarządzania cyklem życia projektu jest bardzo ważne, ponieważ wówczas mamy szansę na uniknięcie niepowodzeń. Najpoważniejszym błędem popełnianym przez firmy realizujące projekty informatyczne jest niezrozumienie jego celu a także brak wiedzy na temat jego złożoności oraz wpływu na  kontekst organizacyjny danego podmiotu.

 

 

Cykl życia projektu a rachunek kosztów

 

Przeprowadzenie analizy dotyczącej kosztów to jeden z ważniejszych elementów realizacji projektu. W tym celu weryfikuje się, ile zasobów będzie potrzebnych do przeprowadzenia każdej z faz. Uzyskane w ten sposób informacje na temat wielkości ekonomicznych występujących w poszczególnych fazach dają odpowiedź na pytanie, czy projekt będzie możliwy do sfinansowania, czy też będzie trzeba zrezygnować z jego przeprowadzenia z powodu zbyt wysokich kosztów.