Praca zdalna- 10 wskazówek jak motywować zespół pracujący zdalnie

Pandemia koronawirusa spowodowała, że znacznie więcej osób pracuje zdalnie. Dotyczy to szczególnie tych zawodów, w których rozwój nowoczesnych technologii umożliwia pracę w domu, jak np. branża IT. Jednak home office niesie za sobą ryzyko utraty motywacji pracowników. Jak tego uniknąć?

 

Praca zdalna (ang. remote working), telepraca (ang. telework) czy też praca na odległość nie są nowością. W Wielkiej Brytanii już w 1962 roku firma „F International” zatrudniała w usługach programistycznych kobiety, które wykonywały pracę w domu.

Jednak liczba pracowników, którzy realizują obecnie swoje obowiązki zawodowe poprzez pracę zdalną, znacznie wzrosła. Jak udowodniła w swoich badaniach Anna Dolot, ekspert HR, pandemia wywołała znaczącą zmianę w tym zakresie. Z jej opracowania pn. „Wpływ pandemii COVID-19 na pracę zdalną – perspektywa pracownika” wynika, że wśród osób, które w czasie pandemii realizowały swoje obowiązki zdalnie, aż 85,6 proc. badanych pracowało w ten sposób przez 5 dni w tygodniu, sporadycznie zdarzało się, żeby pracownik nie pracował.

 

 

Home office, a utrata motywacji – czy stanowi to realne ryzyko?

 

Praca zdalna ma zarówno swój pozytywny, jak i negatywny aspekt. Niewątpliwie, atrakcyjna wydaje się możliwość łączenia życia osobistego z zawodowym i brak konieczności dojazdu do miejsca pracy. Z badania przeprowadzonego na Uniwersytecie Stanforda wynika wręcz, że efektywność pracowników zdalnych była o 13 proc. wyższa w stosunku do pracujących z biura. Aż 39 proc. badanych pracowników deklarowało, że kończy projekty przed czasem.

 

Źródło: Anna Dolot, E-mentor, „Wpływ pandemii COVID-19 na pracę zdalną – perspektywa pracownika”, nr 1 (83)/2020

 

Prawdą jest jednak również, że nie wszyscy potrafią efektywnie pracować z domu – praca zdalna wymaga dużej samodyscypliny, predyspozycji osobistych, motywacji, ale i umiejętności stworzenia biurowych warunków w domu. Dodatkowo, czym innym jest wybór pracy zdalnej, jako okazjonalnej formy pracy, a czym innym konieczność pracy w ten sposób.

Z badania State of Remote Report, które przeprowadzono w 2019 r. na grupie 2500 pracowników wynika, że największymi wyzwaniami w pracy zdalnej jest odcięcie od pracy (deklarowało to 22 proc. respondentów), samotność (19 proc.), problem ze współpracą i komunikacją (17 proc.), rozproszenie uwagi (10 proc.) oraz motywacja (8 proc.).

 

 

 

Obecnie brak lub osłabienie motywacji może być jeszcze większym problemem, a to ze względu na znaczny okres utrzymywania się konieczności pracy w domu oraz braku informacji, jak długo potrwa ten stan rzeczy.

To właśnie dlatego po kilku tygodniach czy miesiącach u niektórych osób pojawiają się oznaki kryzysu i spadek motywacji. Potwierdzają to badania, przeprowadzone przez Instytut Gallupa w 2020 roku. Wynika z nich, że praca zdalna może pozytywnie angażować pracowników, ale tylko przy odpowiedniej proporcji do całego etatu. Najlepsze wyniki osiągali ci pracownicy, którzy zdalnie pracowali 3-4 dni w tygodniu. Ci, którzy na home office przebywali od 80 do 100 proc. czasu pracy, wykazywali niemal identyczne zaangażowanie, jak w biurze.

 

 

Jak motywować zespół pracujący zdalnie?

 

Zarządzanie pracą i pracownikami, a także ich rekrutacja w trybie zdalnym nie są proste. Ryzyko z tym związane dotyczy przede wszystkim braku przygotowania kadry zarządzającej do pracy z zespołem pracującym w domach, ale i braku umiejętności pracy zdalnej wśród pracowników, niewystarczającego zaplecza technologicznego czy nieumiejętnego budowania relacji online oraz atmosfery zaufania w zespole.

Są jednak sposoby, aby zminimalizować te zagrożenia. Przede wszystkim należy umiejętnie motywować zespół, nawiązując z nim relacje. Uwzględniając trudności wykazane w badaniu State of Remote Report, trzeba pokierować zespołem, zwracając uwagę na każdego z pracowników indywidualnie.

Przy pracy zdalnej konieczna jest regularna komunikacja, podczas której pracownicy otrzymają na bieżąco informacje o aktualnych działaniach. Ma to istotne znaczenie dla motywacji pracownika, który zauważy, że jego działania mają bezpośrednie przełożenie na funkcjonowanie firmy, a to z kolei zmotywuje go do realizacji dalszych zadań.

Pamiętajmy jednak, że komunikacja wewnętrzna nie oznacza wkraczania w strefę prywatną. Przełożony, który nadmiernie obciąża swoją obecnością we wszystkich kanałach przekazu, wywoła stres i niepokój. Nadużywanie natomiast kontaktu online poza godzinami pracy, spowoduje napięcie i poczucie, że pracownik nigdy nie wychodzi z pracy.

 

 

Podpowiedzi: jak zarządzać rozproszonym zespołem na odległość?

 

Zarządzanie zespołem na odległość jest trudne, ale możliwe. Trzeba przy tym zapobiegać ryzykom, jakie mogą pojawić się przy tym trybie pracy.

  • Chaos informacyjny – należy zadbać o to, by każdy wiedział za co jest odpowiedzialny i co ma robić. W tym celu warto wykorzystać profesjonalny CRM (Customer Relationship Management), czyli narzędzie do koordynacji prac w zespole sprzedażowym, oraz np. Asana, Bitrix24 czy Trello do wspomagania prowadzenia projektów.
  • Spadek tempa pracy – aby uniknąć opóźnień w wykonywaniu zadań, trzeba konkretnie rozpisać podział zadań i obowiązków. Dobrym zwyczajem są codzienne poranne spotkania z zespołem online, podczas których omówione zostaną aktualne zadania i zaplanowane kolejne.
  • Zniechęcenie rozbudowanym i długotrwałym projektem – sprawdzi się tu podzielenie projektu na mniejsze zadania z określonym terminem wykonania.
  • Trudności techniczne – należy zadbać o bezproblemową pracę zdalną pracowników, w tym zarówno sprzęt komputerowy, jak i dostęp do sieci internetowej czy np. drukarkę. Warto wykorzystać też programy, ułatwiające pracę zdalną, jak Dropbox, czyli przestrzeń dyskową w chmurze, Team Viewer (zdalna naprawa komputera przez informatyka, który może zalogować się na nasz pulpit), We transfer (przesyłanie dużych plików) czy Dysku Google (sprzężona z kontem Gmail pozwala wygodnie tworzyć arkusze online i współdzielić je z zespołem).
    O największych wyzwaniach podczas realizacji projektu przeczytacie również w naszym poprzednim artykule.

 

Ocena pracy zdalnej i motywacja pracownika w samotności i izolacji domowej

 

Nie jest łatwo ocenić pracę zdalną pracownika. Nie możemy zajrzeć do jego biura, sprawdzić fizycznie co robi, ograniczone mamy również możliwości rozmowy z nim.

Dlatego pracodawca powinien wprowadzić jasne zasady pracy oraz przedstawiać swoje oczekiwania na bieżąco. Aby efektywnie pracować, pracownik musi wiedzieć jakie zadania należy wykonać, z czego będzie rozliczany, a także na czym konkretnie powinien się skupić.

Przydatne tu będą programy wymienione wyżej, które pozwolą na ocenę działań pracownika, a jednocześnie wyeliminują konieczność nieustannego śledzenia ich postępów. Warto też wspomnieć, że przełożony musi w pracy zdalnej wykazać się zaufaniem do pracowników, bez którego home office nie ma sensu.

 

 

 

Jak uchronić pracownika przed depresją?

 

Obecny tryb pracy zdalnej różni się od tego, jaki znaliśmy dotychczas. Sytuacja pandemii powoduje strach i niepewność, zwiększając stres. Dlatego ważne jest, by umożliwić pracownikom możliwość przepracowania tej trudnej sytuacji, związanej z pogodzeniem pracy zdalnej z pracą w domu oraz opieką nad dziećmi.

Aby uchronić pracownika przed depresją, niezbędna jest obserwacja i umiejętność powiązania problemów w wykonywaniu zadań z nienajlepszym stanem psychicznym pracownika. Mogą w tym pomóc również konsultacje z psychologiem, ale i wspierające rozmowy z liderami w tym zakresie.

Dobrym pomysłem jest poruszenie tematu depresji podczas spotkań zespołowych online i omówienie możliwych rozwiązań. Warto też opracować poradnik dla pracowników zdalnych, w którym wymienione będą doświadczenia w tym zakresie i najlepsze praktyki.

Pracodawca powinien pomyśleć także o zwiększeniu elastyczności godzin pracy, aby pracownik bez stresu mógł wykonać również swoje zadania domowe. Zajmując się dziećmi, które nie idą do szkoły czy do przedszkola, wykonanie zadań zawodowych i tak rozciągnie się w czasie. Z tego powodu pracownicy mogą mieć poczucie winy, dlatego należy zapewnić im poczucie pewności w tej trudnej sytuacji.