Retrospektywa – jaki jest jej cel, na czym polega oraz jakie są jej zalety?

Kluczem do osiągnięcia sukcesu w każdym projekcie jest wyciąganie wniosków z poprzednich działań oraz próba zmiany pewnych obszarów, które  w przyszłości mogą przynieść jeszcze lepszą efektywność. Takie założenie leży u podstaw Retrospektywy, metodzie spoglądania w przeszłość, tak popularnie wykorzystywanej w organizacjach stosujących metodologie zwinne. Czym dokładnie jest retrospektywa i dlaczego warto ją wykonywać?

 

 

Retrospektywa – czym jest?

 

Retrospektywa to nic innego jak proces ciągłego udoskonalania jakości wykonywanych procesów w ramach większego projektu, poprzez spotkania zespołu zaangażowanego w dany projekt. Podczas takich spotkań omawia się wszelkie słabe strony realizacji procesu, biorąc na warsztat identyfikacje nie produktywności, jej źródło oraz możliwości zmiany stanu rzeczy.

Retrospektywa w głównej mierze realizowana jest przez zespoły Scrumowe, jednak sama mechanika pojęcia retrospektywy może być rozszerzona na każdy zespół pracujący w dowolnym modelu. Retrospektywa może dotyczyć każdego obszaru działalności firmy, od współpracy członków zespołu, przez pracę nad najlepszymi praktykami, po weryfikację słabości przekazu podczas spotkań z interesariuszami.

 

 

Jaki jest cel prowadzenia retrospektywy?

 

Jaki jest cel organizacji retrospektywy? Przede wszystkim poprawa organizacji pracy w zespole. Każde spotkanie powinno obejmować usprawnienie jednego, małego elementu. I nawet gdy członkowie zespołu uważają takie spotkania za marnowanie czasu, to jednak po kilkudziesięciu retrospektywach cała mechanika pracy zespołu w projekcie zmieni się diametralnie.

Suma małych usprawnień da niesamowity efekt, który widoczny będzie w dłuższym czasie. Taki jest właśnie cel retrospektywy – identyfikowanie małych niedociągnięć, elementów, które negatywnie wpływają na efektywność zespołów oraz rozmowa, która powinna prowadzić do rozwiązania tego jednego, konkretnego problemu.

Jednym z kluczowych zagadnień jest chęć współpracowników do uczestnictwa w takich spotkaniach. Bez zrozumienia celu, ciężko im będzie stanowić wartość dodaną podczas retrospektywy. Dlatego tak ważne jest uświadomienie całego zespołu, dlaczego w ogóle retrospektywa jest w naszym gronie realizowana.

 

 

Jak urozmaicić retrospektywy?

 

Choć retrospektywa to narzędzie, które może zdziałać cuda wewnątrz zespołu, to jednak powtarzalność formatu spotkań może znacznie obniżyć wartość takich spotkań. Jeśli zespół po raz pięćdziesiąty będzie postawiony przed tymi samymi pytaniami, prędzej czy później utraci zapał do aktywnego uczestnictwa w retrospektywach. Dlatego istotne jest, by proces retrospektywy stosownie urozmaicać. W jaki sposób? Istnieje szereg sposobów, w jaki sposób zminimalizować rutynę podczas spotkań. Znane i chętnie stosowane przez największe organizacje techniki to między innymi:

  • Mad, Sad, Glad – Technika, podczas której na 3 tablicach nazwanych tak samo, jak sama technika, uczestnicy retrospektywy naklejają swoje własne przemyślenia dotyczące tego, które elementy sprawiały, że czuł się zły, smutny i zadowolony. Gdy każdy uczestnik przyklei swoje karteczki, możemy rozpocząć dyskusję związaną z danymi odczuciami oraz elementami procesu, które wywołały takie reakcje zespołu.
  • 4Ls – Podobna technika, która rozróżnia inne kategorie odczuć i obszarów, jakich uczestnicy doświadczyli podczas ostatniego sprintu. Na poszczególnych tablicach uczestnicy wpisują, czego nowego nauczyli się podczas danego sprintu (Learnded), jakie rzeczy mogły zostać wykonane lepiej (Lacked), co im się spodobało podczas procesu (Liked), a także co mogłoby ulepszyć pracę zespołu podczas sprintu (Longed For).

To tylko nieliczne przykłady tego, w jaki sposób retrospektywa może każdorazowo wyglądać troche inaczej, dzięki czemu każde spotkanie będzie stanowiło realną wartość dodaną dla projektu i biznesu.

 

 

Jaka jest wartość biznesowa retrospektywy?

 

Retrospektywa to narzędzie, które może być wykorzystywane w wielu branżach, nie tylko tych projektowych, a które z pewnością przyniesie relatywnie dużą wartość biznesową do organizacji.

Najczęściej retrospektywa jest jednak stosowana w firmach IT tworzących i rozwijających wszelkiego rodzaju oprogramowanie. Stosowanie retrospektywy w tym obszarze pozwala na szybkie eliminowanie wszelkich nieporozumień w zespole, co prowadzi do wyższej produktywności, a co za tym idzie, zmniejszenia kosztów procesu.

Podobną wartość przyniesie retrospektywa w przypadku branży produkcyjnej czy transportowej. Identyfikacja wąskich gardeł, wspólne przemyślenie tego problemu i znalezienie stosownego rozwiązania przyczyni się do usprawnienia najważniejszych procesów biznesowych w danym przedsiębiorstwie.

 

 

Największe problemy związane z retrospektywami

 

Jakie ryzyka niesie za sobą realizowanie retrospektyw w zespole? Istnieje wiele błędów, które sprawią, że retrospektywa spotka się ze sprzeciwem zespołu, który taką formę spotkań uzna za bezcelową.

Problemem jest przede wszystkim monotonia spotkań, które każdorazowo wyglądają dokładnie tak samo. Wcześniej wspomniane już było, w jaki sposób uatrakcyjnić format retrospektywy. Innymi problemami jest brak odpowiednich pomocy w postaci wizualizacji czy tablic, na których możemy zapisywać swoje przemyślenia i kamienie milowe, mające na celu poprawę sytuacji w projekcie. Jeśli retrospektywy będą polegać jedynie na dominacji jednej osoby, organizującej spotkanie, ciężko spodziewać się zaangażowania ze strony reszty zespołu.

O potrzebie prowadzenia retrospektyw nie musimy przekonywać. Niestety wciąż w wielu organizacjach panuje przekonanie, że czas poświęcony na tego typu spotkania można spożytkować w znacznie efektywniejszy sposób. Brak czasu na retrospektywę nie prowadzi do usprawniania procesów w organizacji. Prowadzi to do zastania się na takim poziomie, na jakim zespół jest już od dawna.

 

 

Retrospektywa w czasach pracy zdalnej

 

Czy retrospektywa ma sens w czasach pracy zdalnej? Jak najbardziej. Co więcej, takie spotkania są niezmiernie ważne, by utrzymać nieprzerwaną integrację zespołu w utrudnionych warunkach ograniczonego kontaktu spowodowanego pracą zdalną. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań w postaci narzędzi i oprogramowania, które umożliwia realizowanie retrospektywy online, przy użyciu wirtualnej tablicy.

Jeśli firma przeszła na pracę zdalną i zarzuciła ideę retrospektywy, w szybkim czasie zauważymy zmniejszenie wydajności realizowanych procesów biznesowych.