Proces onboardingu – na co zwrócić uwagę

Nowa generacja kandydatów i postęp technologiczny sprawiają, że firmy muszą zmienić metody przyciągania, zarządzania i zatrzymywania specjalistów. Jak się okazuje, odpowiedni sposób wprowadzenia pracownika w nowe obowiązki ma bezpośredni wpływ na jego późniejszą motywację i przywiązanie do pracodawcy. Jak powinien przebiegać ten proces?

Dobrze przeprowadzony onboarding daje możliwość uwolnienia pełnego potencjału nowego członka zespołu. Przyspiesza także średni czas w którym osiąga on optymalny poziom wydajności. Większość firm jest obecnie świadoma, że onboarding jest ważną częścią procesu rekrutacji i już podczas pierwszego spotkania opisują kandydatom kulturę organizacyjną, ale wiele z nich wciąż nie docenia tego, jak ważne jest, aby w późniejszym okresie proces ten przebiegał prawidłowo. Nie wystarczy zapoznanie pracownika z nowymi obowiązkami.

Onboarding to podstawa relacji pracodawca-pracownik. Dobrze, jeżeli firma ma opracowany ustandaryzowany, strategiczny plan działania na pierwsze 30-90 dni, kiedy kandydaci wdrażają się w swoje obowiązki. Plan powinien jak najlepiej przybliżać markę pracodawcy i przekazanie wartości organizacyjnych, umożliwiać poznanie całego zespołu i zasad współpracy, zapoznawać z kulturą zawodową, dostosowywać oczekiwania instytucjonalne i te dotyczące wyników. Ważnym aspektem jest też zapewnienie narzędzi potrzebnych do pomyślnej asymilacji w nowej pozycji.

Pamiętajmy, że pierwsze kilka tygodnie są dla pracownika czasem pełnym niepewności, ale też chęci dostarczenia firmie czegoś wartościowego. Trudno jest się wykazać bez jasnego zestawu zadań, ról i obowiązków – bez względu na to, z jak utalentowanym specjalistą mamy do czynienia.

Jak przystąpić do wdrożenia pracownika?

Wdrożenia pracownika nie należy postrzegać jako przykrego obowiązku. Powinno być traktowane jako okazja do spojenia pracownika z firmą. Angażowanie nowozatrudnionej osoby najlepiej zacząć jeszcze zanim faktycznie dołączy do zespołu – nawet przed rozpoczęciem rekrutacji, poprzez jasne określenie tego jaka ma być rola kandydata w zespole. Podczas rozmów kwalifikacyjnych przedstawmy misję i wartości firmy, następnie dokładnie ustalmy warunki współpracy i wywiązujmy się z ustaleń.

A jak powinien wyglądać pierwszy dzień w pracy? Szczególnie ważne jest dopięcie wszystkich formalności jeszcze zanim powitamy nową osobę w biurze. Odpowiednio wcześnie zadbajmy o sprzęt i uprawnienia umożliwiające natychmiastowe przystąpienie do realizacji zadań – pomoże to uniknąć stresującej bieganiny i poczucia wyobcowania. Na przykład, program onboardingowy Twittera koncentruje się na tym, aby okres wczesnego wdrożenia był jak najbardziej produktywny i przyjazny. Pierwszego dnia pracy na nowego pracownika czeka nowy komputer, gotowy adres e-mail, firmowa koszulka i butelka wina. Takie akcenty pozwalają się wyróżnić.

Rola kultury organizacyjnej w procesie onboardingu

Zakotwiczenie nowego zatrudnionego w unikalnej kulturze firmy zwiększa szansę na jego utrzymanie. Dostosowanie się do specyfiki konkretnej organizacji bywa jednak wyzwaniem. Charakter spotkań, etykieta kuchenna, dynamika interpersonalna, nawet żarty – to wszystko może być niezrozumiałe dla nowych pracowników. Dlatego tak ważna jest pomoc w zrozumieniu poszczególnych powiązań i zapoznanie ze środowiskiem. Nie zostawiajmy kandydata samego sobie. Przedstawmy go, nie tylko członkom zespołu, ale i poszczególnym osobom w firmie, z którymi będzie miał styczność. Zrozumienie formalnych hierarchii na pewno pomoże nowemu pracownikowi odnaleźć się w nowym miejscu.

Zorganizujmy krótkie spotkanie podczas którego wyjaśnimy to jakie będą obowiązki pracownika w początkowej fazie współpracy, czego może się spodziewać, opowiedzmy jak działa biuro, zachęćmy do zadawania pytań. Według ankiety przeprowadzonej w 2018 roku przez Microsoft, prawdopodobieństwo, że pracownicy pozostaną w firmie przez dłuższy czas, sprowadza się do jednej prostej rzeczy – czy ich menedżerowie spotkali się z nimi w pierwszym tygodniu. To pojedyncze spotkanie wpłynęło na to, jak pracownicy postrzegali swoją przyszłość w firmie.

Wspieranie produktywności już od pierwszych chwil w nowym miejscu pracy

Odpowiednie wsparcie ze strony zespołu i liderów zwiększa szansę na zbudowanie relacji z firmą i współpracownikami, a tym samym na długą i owocną współpracę. Przyda się też lekka zachęta do działania. Jak najlepiej zmotywować pracownika?

Każdy nowy zatrudniony musi wiedzieć jak jego praca wpływa na całą firmę. Nowi pracownicy chcą mieć poczucie, że wnoszą wartościowy wkład, od pierwszego dnia. Rzucenie od razu na głęboką wodę pozwala sprawdzić potencjał specjalisty, ale nie koniecznie wpływa na zwiększenie motywacji, wiąże się też z ryzykiem. Dlatego na początek warto zapewnić nowemu pracownikowi zadanie, które będzie w stanie szybko i sprawnie wykonać. Powodzenie przełoży się na poczucie realizacji, co z kolei sprawi, że ​​nowa osoba będzie bardziej entuzjastyczna i podekscytowana pracą w firmie. Na przykład, nowy pracownik Apple, pierwszego dnia otrzymuje komputer iMac i musi samodzielne go skonfigurować. To świetny sposób, aby pracownik IT wykorzystał swoje techniczne umiejętności w praktyce. Takie zadanie pozwala mu poczuć się komfortowo w nowej kulturze pracy i zyskać pewność siebie.

Nie zwlekajmy jednak zbyt długo z powierzeniem pracownikowi bardziej ambitnych zadań. Nowi pracownicy Facebooka rozpoczynają swój pierwszy projekt w ciągu 45 minut od pojawienia się w biurze. To pokazuje, że firma ufa nowym pracownikom i pozostawia im swobodę w tworzeniu własnej pracy.