Rekrutacja – proces, który warto zaplanować

Zatrudnianie utalentowanych pracowników jest istotną częścią każdego biznesu. Jednak wykwalifikowanych specjalistów wcale nie jest łatwo znaleźć, a jeszcze trudniej zatrzymać ich na dłużej. Doskonale wiedzą o tym osoby zajmujące się rekrutacją IT. Na tak wymagającym rynku kandydatów, niezbędne jest wypracowanie sprawnego procesu zatrudniania. Dzięki temu można relatywnie szybko i skutecznie znaleźć dobrego pracownika.

Rekrutacja to praca zespołowa

Zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników może być kosztowne, warto więc dołożyć wszelkich starań, by dokonać jak najwłaściwszego wyboru. Oczywiście nie ma gwarancji, że wybór będzie właściwy, ale można starać się zminimalizować ryzyko i zmaksymalizować potencjał zatrudnienia. Jak?
W procesie rekrutacji chodzi o znalezienie kandydata o najlepszych umiejętnościach, doświadczeniu i osobowości, który będzie pasował do zespołu. Wymaga to szeregu działań – odpowiedniego przygotowania oferty, analizy i selekcji CV, często niezbędne są także działania direct search. Trzeba też zastanowić się z ilu etapów powinna składać się rekrutacja i jak najlepiej zweryfikować umiejętności kandydatów.

Na jakość zatrudnienia wpływa to, jak skutecznie zespół rekrutujący potrafi dotrzeć do odpowiednich talentów, zweryfikować ich kompetencje i w efekcie zatrudnić. Ważne jest nie tylko to jak, ale i kto prowadzi rekrutację, oraz na jakich jej etapach potrzebne będzie ewentualne wsparcie. Zwykle to zadanie wykonywane jest przez menadżerów, działy zarządzania zasobami ludzkimi, a w przypadku rekrutacji specjalistów IT – także przez osoby techniczne, posiadające wiedzę umożliwiającą weryfikację wiedzy kandydatów. Aby proces przebiegał sprawnie, wszystkie zaangażowane w niego osoby muszą ze sobą ściśle współpracować.

Co sprawia, że proces rekrutacji jest dobry?

Budowanie zespołu to jedno z najtrudniejszych i najbardziej odpowiedzialnych zadań każdego managera. Skuteczna i szybka rekrutacja wymaga nie tylko wiedzy i doświadczenia, ale i zaangażowania.

Proces obejmuje kilka etapów, m.in. planowanie, opracowywanie strategii, poszukiwania, weryfikacja, ocenę i kontrolę. Ilość etapów rekrutacji uzależniona jest od poziomu i charakteru stanowiska. W przypadku stanowisk na których niezbędne są konkretne umiejętności, zazwyczaj jest ich więcej. W branży IT kandydaci często proszeni są dodatkowo o rozwiązanie testów czy wykazanie się znajomością danego języka programowania. Wiele elementów pozostaje jednak stałe dla każdego procesu rekrutacji.

Właściwa strategia zatrudniania nie tylko umożliwia znalezienie odpowiedniego kandydata, ale też skraca czas na jego znalezienie. Dla firmy to ogromny zysk. Dzięki wcześniejszemu ustaleniu wszystkich szczegółów, można też zminimalizować ryzyko wyboru nieodpowiedniej osoby. Każda zaangażowana strona może skupić się na swojej części procesu rekrutacyjnego – nikt nie traci więc cennego czasu na spotkania i rozwiązywanie problemów wynikających z niedogadania kwestii formalnych. Ponadto, dobry plan pomaga zunifikować rekrutację, wyrównując szanse kandydatów.

Najważniejsze elementy rekrutacji

Każdy proces zatrudnienia powinien zostać zaplanowany. Wymaga to zaangażowania nie tylko działu HR, ale i managera. Kierownicy zespołu niestety często o tym zapominają, całkowicie oddając pole rekruterom – to błąd. Nieodpowiednie sformułowanie potrzeb i specyficznych cech, które powinien posiadać pracownik nie tylko wydłuża proces, ale czyni go nieefektywnym i kosztownym. Konieczne jest więc dobre przygotowanie opisu stanowiska. Rekruter powinien otrzymać jak najwięcej szczegółów odnośnie wymagań wobec kandydata i tego jaką rolę ma pełnić w zespole. Na tej podstawie będzie mógł skutecznie dobrać zarówno uczestników, jak i odpowiednie narzędzia i techniki rekrutacji.

Sposób w jaki chcemy pozyskać pracownika zależy przede wszystkim od ilości i dostępności poszukiwanych specjalistów na rynku. W konkurencyjnym środowisku, jak IT, trzeba być gotowym na ciężką pracę. Metody, takie jak poszukiwania na zawodowych portalach społecznościowych, docieranie do pracowników konkurencji, polecenia pracownicze, będą bardziej skuteczne niż tradycyjne ogłoszenia. Aby umożliwić udział w procesie rekrutacji jak najszerszemu gronu kandydatów, warto rozważyć także rekrutację online.

Kluczowym elementem i jednocześnie największym wyzwaniem jest jednak weryfikacja potencjalnych pracowników. Idealnego kandydata można przeoczyć na wiele sposobów: nie przyciągając odpowiedniej puli zainteresowanych, nie zachęcając ich odpowiednio do firmy lub nieodpowiednio sprawdzając umiejętności. Dlatego rekrutacja musi być procesem opartym na współpracy i zorientowaniu na zespół. Regularna komunikacja, wymiana uwag z innymi członkami zespołu, wsparcie merytoryczne i techniczne podczas weryfikacji kandydatów – bez tego trudno o sukces.

W ostatnich latach rozmowy kwalifikacyjne online stały się bardziej popularne. Trudno się temu dziwić. Nie tylko pozwalają oszczędzać czas i pieniądze, ale i wyrównują szanse kandydatów, którzy mimo kwalifikacji nie zawsze są w stanie ubiegać się o stanowisko, np. ze względu na lokalizację. Rekrutacja poprzez wideokonferencję dla niektórych może być jednak wyzwaniem – choć wygląda podobnie do tradycyjnych spotkań, istnieją różnice, które mogą powodować pewne komplikacje. Na szczęście bez problemu możemy uniknąć potencjalnych przeszkód podczas autoprezentacji . Podpowiadamy jak to zrobić.

Upewnijmy się, że połączenie odbędzie się bez problemu

Nie każdy na co dzień korzysta z narzędzi do wideokonferencji, tymczasem podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy się czuć swobodnie. Zapoznajmy się więc z oprogramowaniem, którego użyjemy do połączenia i zainstalujmy je odpowiednio wcześniej.
Zoom, HireVue, GoToMeeting, Skype i Google Hangouts to najbardziej popularne platformy z których potencjalny pracodawca prawdopodobnie będzie chciał skorzystać. Jeśli wcześniej nie mieliśmy do czynienia z żadną z nich, przed spotkaniem zróbmy test, obejrzyjmy film instruktażowy, zadbajmy o to, by nick poprzez który będziemy się logować nie wprawił rozmówcy w zakłopotanie – jeżeli nie mamy takiego składającego się z imienia i nazwiska, dobrze jest założyć nowe konto. Zróbmy wszystko, aby jak najlepiej zapoznać się z wybranym narzędziem.
Sprawdźmy też sprzęt, by przed spotkaniem nie okazało się, że nasz mikrofon lub kamera internetowa nie działają tak jak powinny. Przygotowując się do rozmowy online, należy przetestować trzy główne elementy:
*
Ustawienia audio: czy głośniki i mikrofon działają? Upewnijmy się, że dźwięk jest czysty i odpowiednio głośny, bez zakłóceń. Warto rozważyć wykorzystanie słuchawek, które pozwolą uniknąć pogłosu. Będziemy brzmieć bardziej naturalnie.
*
Ustawienia kamery: czy nie jest za ciemno lub zbyt jasno? Jak prezentuje się tło? Czy nie jest rozpraszające?
*
Połączenie internetowe: rozsądne jest upewnienie się, że nasze łącze zapewni płynną komunikację. Wideokonferencje mogą wymagać dużej przepustowości. Połączenie Wi-Fi może powodować opóźnienia w przekazie dźwięku i obrazu, warto więc przełączyć się na przewodowe połączenie Ethernet, by poprawić prędkość Internetu.

Wybierzmy i ustawmy sprzęt

Skorzystajmy z komputera stacjonarnego lub laptopa. Telefon komórkowy nie sprawdzi się z kilku powodów. Przede wszystkim połączenia telefoniczne wiążą się ze znacznym ryzykiem utraty połączenia, zazwyczaj mają też słabszy odbiór. Ponadto, w telefonicznej kamerce my nie będziemy się dobrze prezentować, a trzymany przez nas ekran, który będzie reagował na każdy nasz ruch będzie rozpraszał naszego rozmówcę.
Aby nasza sylwetka prezentowała się naturalnie, ustawmy kamerkę komputerową na wysokości naszego wzroku. W przypadku laptopa nie wystarczy samo odchylenie monitora – uzyskamy przez to tzw. „żabią perspektywę”, która sprawia, że nawet szczupłe osoby zyskują dodatkowy podbródek i wyglądają po prostu nieatrakcyjnie. Nie nachylajmy się też nad kamerą. Rozmówca będzie widział wówczas tylko naszą głowę, w dodatku sprawiającą nienaturalne wrażenie. Dlatego przenośny komputer należy ustawić na podwyższeniu, np. na książce, tak by uzyskać kadr, w którym nasza sylwetka będzie widoczna od pasa w górę. Dzięki temu osoba z którą rozmawiamy będzie miała wrażenie że siedzimy naprzeciwko niej. .

Starannie wybierzmy miejsce z którego będziemy się łączyć

Nie szukajmy miejsca na spotkanie online w ostatniej chwili. Zróbmy to dzień wcześniej, aby nie spieszyć się i nie stresować niepotrzebnie. Spóźnienie się na rozmowę, bez względu na to czy jest ona prowadzona tradycyjnie czy online, nie jest dobrym sposobem na rozpoczęcie udanej rekrutacji.
Zadbajmy o profesjonalne tło na którym będziemy się prezentować. Niedopuszczalny jest bałagan – stos prania w tle, porozrzucane w nieładzie rzeczy czy zabawki naszych pociech nie pomogą zbudować pozytywnego, profesjonalnego wizerunku.
Idealnym miejscem na rozmowę wideo jest zaciszne pomieszczenie, w którym będziemy mogli odciąć się od elementów rozpraszających uwagę (i hałasu). Najlepiej usiąść przed jednolitą ścianą z dużą ilością światła. W ten sposób nasz rozmówca skoncentruje się na nas, a nie na wystroju za nami.
Światło powinno być rozproszone, tak by nie tworzyło cieni i odblasków. Należy więc unikać punktowego oświetlenia, a jeśli to możliwe usiąść przy oknie, przy naturalnym świetle. Źródło światła powinno oświetlać nas z przodu, w przeciwnym razie nasza twarz i cała sylwetka będzie wtedy ciemna, niewidoczna dla rozmówcy. Dlatego nie siadajmy plecami do okna.

Wyeliminujmy elementy, które mogą rozpraszać

Pamiętajmy, aby wyłączyć wszystkie aplikacje i programy, które mogą zakłócić rozmowę. Wyciszmy też telefon oraz powiadomienia e-mailowe na komputerze.
Upewnijmy się, że żaden z domowników, wliczając domowych pupili, nie będzie nam przeszkadzał. Koty przechodzące przez ekran komputera (a nawet przerywające połączenie!), domagające się spaceru czworonogi, współlokatorzy, współmałżonkowie czy dzieci snujące się w tle – wszystko to z pewnością nie ułatwi rozmowy i nie wpłynie pozytywnie na odbiór naszej kandydatury.

Ubierzmy się profesjonalnie

Strój jest jednym z najczęściej pomijanych elementów podczas rozmowy wideo. Chociaż rekrutacja online zwykle oznacza, że rozmówca nie widzi niczego od pasa w dół, nie oznacza to, że możemy zadbać tylko o górną część ciała.
Być może będziemy musieli wstać w trakcie trwania wywiadu, co ujawni niedopasowanie stroju? Lepiej unikać tego ryzyka. Pamiętajmy też, że świadomość tego, że jesteśmy przygotowani, także pod względem ubioru, zawsze dodaje pewności siebie.

Patrzmy rozmówcy w oczy

Nawet w środowisku online kontakt wzrokowy jest ważny. Częstym błędem jest to, że chcąc dobrze wypaść ciągle upewniamy się, jak my prezentujemy się w kamerce, ale z punktu widzenia naszego rozmówcy nie wygląda to dobrze. Oczywiście dobrze jest ustawić podgląd na siebie, by na przykład kontrolować swoją postawę, ale nie skupiajmy się na tym zbyt mocno. Powinniśmy spoglądać bezpośrednio w kamerę internetową ustawioną na wysokości oczu. Rozmówca będzie miał wrażenie, że patrzymy wprost na niego – dzięki temu od razu sprawimy wrażenie bardziej zaangażowanych.

Mówmy powoli i wyraźnie

Podczas rozmowy wideo mogą wystąpić opóźnienia lub mikrofon może nie odbierać dobrze głosu. Aby temu zapobiec, nie spieszmy podczas wypowiedzi i starajmy się mówić wyraźnie. Dzięki temu rozmówca nas usłyszy i zrozumie.
Poza spełnieniem powyższych wytycznych, powinniśmy wykonać pełne przygotowania, dokładnie takie same jak przed tradycyjnym spotkaniem. Przeprowadźmy rekonesans dotyczący pracodawcy, przygotujmy odpowiedzi na spodziewane pytania, sformułujmy kilka pytań, które chcielibyśmy zadać. Przebieg takiego spotkania nie będzie się bowiem różnił od spotkania w biurze potencjalnego pracodawcy.