Zwinne modele zatrudnienia- jak zamienić rekrutację w efektywne narzędzie HR

Nikt nie jest w stanie jednoznacznie określić, kiedy sytuacja epidemiologiczna, z którą obecnie się mierzymy, dobiegnie końca i jakie będą jej ostateczne konsekwencje. Widzimy natomiast już teraz, że post-covidowy świat biznesu najprawdopodobniej nigdy już nie wróci do swojej pierwotnej postaci. Wiele firm, w tym Billon Group Ltd., dostrzega benefity pracy zdalnej i nie chce wracać do tradycyjnej organizacji czasu pracy w biurze.

W poniższym artykule przyglądamy się różnym aspektom i efektom pandemii na rynku, ze szczególną uwagą traktując temat modeli rekrutacyjnych. Wyciągamy również wnioski i proponujemy alternatywne rozwiązania oraz formy zatrudnienia na ten niepewny czas. A wszystko to z myślą o tym, aby wesprzeć firmy w doborze i uzupełnieniu odpowiednich zasobów, zwłaszcza IT.

Zapraszamy do lektury lub do zapoznania się z naszym webinarem

Efekty pandemii na rynku

To, co dzieje się dookoła, oprócz tego, że wpłynęło na efektywność działania organizacji, wpłynęło też na to, jak się czują ludzie, a w związku z tym na to, jak ci ludzie pracują – zauważa Sławomir Postek, psycholog, współpracownik Mindworkers. Przypomina on tym samym o zasadności holistycznego spojrzenia na konsekwencje obecnej sytuacji epidemiologicznej.

Idąc za tym, można wśród nich wyróżnić między innymi:

  • strach przed zwolnieniami i redukcją etatów,
  • strach związany z niepewnością jutra,
  • konieczność samozarządzania (brak dostatecznej kontroli jakości i terminowości pracy zdalnej),
  • „otwarcie” rynku pracy (możliwość rekrutowania pracowników z dowolnych miejsc i współpraca zespołów wielokulturowych),
  • potrzebę bezpieczeństwa i przewidywalności środowiska (ludzie chcą się czuć stabilnie w miejscu pracy, ponieważ świat zewnętrzny jest bardziej nieprzewidywalny, niż kiedykolwiek wcześniej).

Jeśli do tego „koktajlu” dodamy jeszcze aspekty stricte organizacyjno-ekonomiczne, takie jak konieczność pracy zdalnej, zwiększoną liczbę nadgodzin, redukcję zatrudnienia czy zamrożenie wakatów lub projektów, a nawet i obniżenie wynagrodzeń, wyłoni nam się pełny obraz rynku w dobie kryzysu i przestoju. Szczególny (i pozytywny!) ślad zostawił po sobie w organizacjach tzw. home-office. Praca na odległość nauczyła bowiem firmy organizować krótkie, lecz efektywne spotkania, dobierać odpowiednie narzędzia internetowe (takie jak np. Zoom czy MS Teams) oraz lepiej komunikować się wewnętrznie, a także z klientami, dzięki wypracowaniu różnych ścieżek dotarcia czy porozumienia. Wykorzystanie nowoczesnych technologii pozwoliło zaś na zwiększenie wydajności – więcej pracowników naraz mogło uczestniczyć w spotkaniach, które odbywały się online. Wszystko to spowodowało, że zarówno tradycyjne formy zatrudnienia, jak i rekrutacji zaczęły stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla dużych organizacji. Poniżej analizujemy najpopularniejsze modele pozyskiwania nowych pracowników w dobie pandemii i sprawdzamy, jakie są ich mocne oraz słabe strony.

Zasadniczo możemy wyróżnić trzy modele rekrutacji.

  • Pierwszy z nich to taki, w którym kluczowym elementem jest czas. Gdy rekrutujesz „na szybko”, wówczas nie jest najważniejsze, aby pracownik perfekcyjnie wpasował się w ramy organizacji. Może być to wybór, który nie okaże się trwały na dłuższą metę, ale pomocny „na tu i teraz”.
  • Kolejny model przewiduje idealne dopasowanie pracownika do organizacji w takiej formie, w jakiej funkcjonuje ona na moment rekrutacji. Innymi słowami, profil kandydata, który pojawia się na rozmowie wstępnej, już na starcie doskonale odzwierciedla misję, wizję i wartości firmy. W takim przypadku onboarding będzie „bułką z masłem”, jednak należy przygotować się na dłuższe poszukiwania.
  • Wreszcie, ostatni model rekrutacji zakłada, że przed pozyskaniem kolejnej siły roboczej trzeba najpierw wykonać pracę koncepcyjną i wyobrazić sobie, jaką organizacją powinna stać się Wasza firma w przyszłości, aby przetrwać, rozwijać się i mieć coraz to nowych klientów. Następnie należy zadbać o to, aby nowy pracownik pasował do tej wizji. Dzięki tego typu inwestycjom , transformacja będzie znacznie łatwiejsza. Ciekawe jest też to, jak duże firmy radzą sobie z rekrutacjami w obecnej sytuacji i stosują powyższe modele w praktyce.
  • Dla przykładu, kancelaria prawna Taylor Wessing prosi kandydatów (np. na senior partnerów) o zagranie w grę na smartfonie. Jej celem jest zebranie jak największej ilości punktów w formie gwiazdek poprzez naciskanie odpowiednich klawiszy. Firma, zdając sobie sprawę, że pracownik osiąga pełną produktywność dopiero na etapie, na którym można nim zarządzać (czyli, gdy jest już odpowiednio przeszkolony), sprawdza w ten sposób, jak szybko dana osoba się uczy. W dobie pandemii brakuje bowiem zarówno czasu, jak i środków na to, by swobodnie przechodzić z nowym członkiem zespołu przez wszystkie etapy tzw. cyklu życia zatrudnionego.

Rekrutacja – najpotężniejsze narzędzie do zarządzania ludźmi?

Efektywne pozyskiwanie nowych pracowników w dobie COVID-19 nie może jednak ograniczyć się jedynie do sprawdzenia dopasowania do pełnionej roli oraz firmy czy zweryfikowania poziomu kompetencji twardych. Eksperci zalecają szukania u kandydatów elementów, które pomogą im w pełni wykorzystać posiadane umiejętności i drzemiący w nich potencjał.

Mowa tu między innymi o:

  • wartościach,
  • umiejętnościach miękkich (a zwłaszcza komunikacji, która jest niezbędna do tego, by sprawnie i jasno wyrazić swoje myśli, np. w trakcie video-konferencji online),
  • kulturze zawodowej zbliżonej do kultury organizacji.

Oczywiście te części składowe nie ułożą się w pełną całość, jeśli zabraknie wkładu z Twojej strony, to jest efektywnego przywództwa. Choć poniekąd wynika ono ze stylu zarządzania, który obowiązuje w firmie, powinno być również dopasowane do sposobu, w jaki komunikuje się Wasz potencjalny pracownik.

Propozycje Mindworkers

Świadomi obecnie panujących wyzwań i transformacji, które mają miejsce w biznesie i na rynku pracy oraz wychodząc im naprzeciw, stworzyliśmy w Mindworkers szereg narzędzi i rozwiązań mających na celu wsparcie naszych Klientów w doborze najlepszych specjalistów IT i nie tylko. Modele współpracy, które mamy do zaoferowania, są tak elastyczne, jak tylko to możliwe, z uwzględnieniem zmiennej i niepewnej sytuacji finansowej. Jednym z nich jest Technical Consulting. Dysponujemy bazą specjalistów IT, w tym: programistów, architektów, testerów, kierowników projektów, analityków i wielu innych, którzy są gotowi do realizacji dodatkowych zleceń.

Konsulting techniczny to usługa, która pozwoli zaangażować eksperta IT na podstawie zamówienia obejmującego tylko czas potrzebny do wykonania określonych prac (takich, jak programowanie, projektowanie, testowanie czy upgrade systemu). Zyskujesz dzięki temu dostęp do wiedzy, pomimo zamrożenia wakatów i bez konieczności zwiększania stałego zatrudnienia w firmie. Decydując się na skorzystanie z usługi Technical Consulting, zapłacisz tylko za przepracowane przez specjalistę roboczogodziny, co pozwala na optymalizację kosztów i pracy Waszego działu IT. Szybkie i elastyczne wsparcie w krytycznych projektach pozwoli również uniknąć przepracowania w zespołach i uzupełnić braki kompetencyjne, a co za tym idzie, rozwinąć firmę. Z racji tego, że w przypadku konsultingu technicznego liczą się umiejętności twarde, wpasowuje się on w pierwszy z opisanych powyżej modeli rekrutacyjnych.

Kolejną usługą jest cieszący się ostatnio ogromną popularnością Try & Hire. Jest to rozwiązanie hybrydowe, łączące model czasowego wynajęcia specjalisty IT i rekrutacji bezpośredniej. Umożliwia ono zaangażowanie rekomendowanego przez nas kandydata w formule outsourcingu, dając również możliwość przyjęcia pracownika na stałe po uzgodnionym czasie. Usługa Try & Hire pozwala na sprawdzenie specjalisty przed podjęciem długoterminowej współpracy. Jest to kolejna odpowiedź na problem zamrożonych wakatów. Ta forma współpracy wpisuje się we wszystkie wymienione modele rekrutacji. Może się bowiem okazać, że kandydat nie będzie pasować do organizacji lub wręcz przeciwnie – odnajdzie się w niej idealnie, a także ma dobre podstawy do tego, by rozwijać się razem z nią.

Trzecim proponowanym przez nas rozwiązaniem jest Team Leasing. Jest to idealna odpowiedź na peaki projektowe, którym nie jest w stanie sprostać Wasza firma (np. ze względu na ich wolumen). Dzięki niej można uniknąć żmudnych i niekiedy powtórnych rekrutacji na te same stanowiska oraz zaangażować kompleksowo dobrany i zgrany zespół IT o zróżnicowanej strukturze (opcjonalnie z team leaderem, który będzie monitorował osiągnięcia). Kapitał ludzki ze wspólną historią zatrudnienia pozwala zaoszczędzić czas przeznaczony na wypracowanie formy współpracy oraz onboarding, od pierwszego dnia skupiając się na realizacji potrzeb Waszej firmy. Jeśli chodzi o nawiązanie do modeli rekrutacyjnych, rozwiązanie to może odzwierciedlać zarówno pierwszy, jak i drugi z nich – czasami tego typu zespoły angażowane są na dłuższy okres, jednak w większości przypadków okazuje się, że nie muszą się one idealnie wpasowywać w organizację, aby dobrze wykonać swoją pracę i zrealizować wyznaczone cele.

Ostatnim z proponowanych przez nas narzędzi (i najbardziej rozbudowanym z nich) jest Recruitment as a Service (w skrócie RaaS). Wpasowuje się ono w ostatni z prezentowanych modeli i stanowi przejęcie pełnego procesu rekrutacji prowadzonych przez naszego Klienta. Rozwiązanie to ma trzy warianty:

  • Full Scope RaaS to przeprowadzenie procesu rekrutacji od A do Z, wraz z całą stroną organizacyjno-dokumentacyjno-administracyjną, niezależnie od tego, jak długo będzie on trwał. Po stronie Klienta leży jedynie decyzja, czy chce zatrudnić danego kandydata oraz na jakich zasadach.
  • Peak Raas sprawdzi się w przypadku nadmiernej ilości projektów. Może być to rozwiązanie czasowe, obejmujące kilka tygodni lub miesięcy. Wówczas zespół lub wyspecjalizowane jednostki realizują dane projekty u Klienta lub w dowolnym miejscu na świecie, pilnując deadlinów.
  • On-Site Consultant obejmuje krótko- lub długoterminowe wsparcie rekruterów, researcherów czy innych specjalistów, którzy w jakikolwiek sposób mogą pomóc w realizacji Waszych projektów.

Każde z prezentowanych rozwiązań oferuje dostęp do wiedzy branżowej oraz wszelkich niezbędnych narzędzi. Chcesz o nie zapytać lub szukasz porady?

Zapraszamy do kontaktu – z przyjemnością posłużymy wsparciem.

Przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów to wyzwanie, zwłaszcza w branży IT. Wskaźniki bezrobocia w całej Europie są obecnie rekordowo niskie, więc utalentowani kandydaci zaczynają rozumieć, że rynek pracy jest w ich rękach. Zjawisko to jest najbardziej widoczne w branżach, w których rośnie niedobór umiejętności – tu walka o wartościowych pracowników jest szczególnie widoczna, a o tym czy uda się ich pozyskać czy nie, coraz częściej nie przesądza wysokość oferowanego wynagrodzenia, ale np. czas. Dlaczego timing jest tak ważny w rekrutacji specjalistów IT?

Gdy zapotrzebowanie na wysoce wyspecjalizowaną siłę roboczą łączy się z szybką ewolucją i wzrostem liczby stanowisk, które trudno wypełnić – jak ma to miejsce w branży technologicznej – specjaliści, którzy mogą wnieść istotną wartość do firmy, są na wagę złota. Według badań Korn Ferry Institute z 2018 roku, światowy niedobór umiejętności siły roboczej w sektorze technologii może osiągnąć nawet 4,3 miliona pracowników w 2030 r. Trudno o bardziej wyrazisty przykład popytu przewyższającego podaż. I choć do wypełnienia tej prognozy została jeszcze dekada, rynek już teraz boleśnie odczuwa brak dostatecznej ilości specjalistów. A pozyskanie ich stanowi coraz większe wyzwanie dla rekruterów.

Specjaliści IT są niezbędni w niemal każdym biznesie. Firmy konkurują o pracowników, oferując więcej korzyści i coraz wyższe pensje. O każdego programistę, który ma na swoim koncie pożądaną wiedzę i doświadczenie, codziennie zabiega całe grono rekruterów – ale w tym sektorze wcale nie łatwo nakłonić pracownika do zmiany pracy. Sukces może zależeć od tego, czy propozycja zmiany została złożona w odpowiednim momencie, co i w jaki sposób oferuje headhunter i czy proces rekrutacji w którym pracownik ma wziąć udział prowadzony będzie na tyle sprawnie, by w międzyczasie kandydata nie przechwycił nikt z konkurencji.

Walka z czasem – jak usprawnić proces rekrutacji, by nie stracić kandydata?

Nie każda osoba stojąca przed zadaniem zatrudnienia pracownika zdaje sobie z tego sprawę, ale to właśnie czas jest najważniejszy w rekrutacji. Proces rekrutacji bywa niezwykle czasochłonny, tymczasem rozchwytywani kandydaci oczekują, że będzie on możliwie skondensowany i przejrzysty.

Postawmy się na miejscu kandydata, który równolegle ubiega się o podobne stanowiska w dwóch różnych firmach. Firma A ma dwuetapowy proces rekrutacyjny pozwalający na to, by wrócić z odpowiedzią w ciągu tygodnia od drugiego spotkania. Ten sam pracownik po przejściu dwóch etapów w Firmie B, czeka nie na odpowiedź, a na zaproszenie do udziału w trzecim etapie. Jaka będzie jego motywacja, aby kontynuować rekrutację w firmie B, jeżeli Firma A złoży mu propozycję? Z powodu tego rodzaju scenariusza, wiele firm traci doskonałych kandydatów, a być może wystarczyłoby nieco przearanżować sposób działania.

Jak skrócić czas rekrutacji? Przede wszystkim dokładnie ustalić jakiego pracownika potrzebujemy – jakie umiejętności są potrzebne, by wywiązał się z powierzonych mu zadań. Dogłębne zrozumienie roli osoby, którą chcemy zatrudnić, sprawi, że reszta procesu rekrutacji będzie łatwiejsza i szybsza. Pozwoli to, już na wstępnym etapie, wyeliminować kandydatów, którzy nie spełniają wymagań i ograniczyć ich liczbę, a tym samym liczbę czasochłonnych rozmów kwalifikacyjnych. To też kwestia zwykłego szacunku – zanim poprosimy kogoś, by poświęcił czas na dojazd i rozmowę z nami, sprawdźmy, czy rzeczywiście spełnia nasze wymogi. Warto też przeanalizować, czy rzeczywiście potrzebujemy więcej niż 2-3 spotkania, by ocenić każdą kandydaturę. Być może weryfikację umiejętności można przeprowadzić już na wstępnym etapie zamiast organizować oddzielne spotkanie na przeprowadzenie testów, lub po prostu zastanówmy się nad pytaniami, które dadzą nam obraz faktycznej wiedzy pracownika.

Moment dotarcia do kandydata też ma znaczenie. Kiedy czas jest sprzymierzeńcem rekrutera?

Większość zatrudnionych osób decyduje się odejść z pracy i szukać nowej w ciągu dwóch miesięcy przed i po każdej rocznicy zatrudnienia. Co oznacza to dla rekruterów? Dzięki nieco bardziej zindywidualizowanemu podejściu, mogą oni ograniczyć liczbę kandydatów, którzy spełniają wymagania, ale nie są zainteresowani udziałem w rekrutacji. Ale to nie jedyne niestandardowe podejście do wyszukiwania pracowników.

Rekrutacja zwykle jest sprzężona z budżetem. Co to oznacza? Zanim uruchomiony zostanie wakat na dane stanowisko, najpierw muszą zostać zatwierdzone na niego odpowiednie środki. Tak się składa, że większość takich planów, przypieczętowane zostaje na początku roku. Koniec stycznia to zwykle najbardziej intensywny czas, w którym zapał do wypełniania wakatów jest największy. Jeśli chcemy ograniczyć konkurencję, możemy przełożyć rekrutację na nieco późniejszy termin, albo przystąpić do niej wcześniej – rynkowi giganci praktycznie nie podejmują się rekrutacji w grudniu. Należy pamiętać, że natychmiastowe wypełnienie wakatu nie zawsze zapewnia też najlepszą jakość zatrudnienia, dlatego rekomendowane jest, aby przyjąć zapas czasowy oraz współpracować z partnerami, którzy mają doświadczenie w danej branży.

Kiedy jeszcze jest dobry moment na rekrutację? Czasem za sukcesem rekrutera stoi porażka innego rynkowego gracza. Recesje zdarzają się w każdej firmie, a redukcja zatrudnienia bywa konieczna nawet u najlepszych. Brak stabilności w firmie to jeden z głównych powodów, z których pracownicy decydują się przejść do konkurencji. W branży IT o niestabilności zatrudnienia mówimy raczej rzadko, ale pamiętajmy, że jeżeli w rynkowych kuluarach pojawią się takie pogłoski, należy działać – możemy być pewni, że nie tylko my będziemy chcieli pozyskać wartościowych pracowników. Jeszcze zanim recesja wejdzie w decydującą fazę, najlepsi pracownicy zapewne dostaną propozycję zatrudnienia.