Offboarding- jak dobrze rozstać się z pracownikiem?

Pracodawcy, którzy zainwestowali znaczące zasoby w pracownika, mogą czuć się zawiedzeni, gdy ten odchodzi z pracy. Jest jednak co najmniej kilka powodów, aby zadbać o pozytywne pożegnanie, bez względu na powód rezygnacji z pracy. Proces rozstania z pracownikiem jest tak samo ważny jak proces jego zatrudniania i wdrażania w nowe obowiązki. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas offboardingu.

Informacja o odejściu pracownika wzbudza wiele negatywnych emocji. Może mieć zły wpływ na firmę, morale pracowników, może zakłócać plan działania całego zespołu i zdezorganizować jego pracę, uniemożliwić wywiązanie się z niektórych zobowiązań – ale nie musi tak być. Dobrze przeprowadzony offboarding może sprawić, że firma będzie działać bez zakłóceń, a w dodatku zyska ambasadora, z którego wiedzy i doświadczenia będzie mogła skorzystać w przyszłości.

Sztuka dobrego pożegnania z pracownikiem

Pożegnanie w dobrej atmosferze to pierwszy krok do rozpoczęcia pozytywnego i satysfakcjonującego procesu offboardingu. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji utraty wartościowego pracownika, potrzebna jest przede wszystkim otwarta komunikacja. Zawsze możemy spróbować wpłynąć jeszcze na decyzję podwładnego i spróbować go zatrzymać, ale jeżeli decyzja ta okaże się ostateczna, jedyne co możemy zrobić to pogratulować, podziękować za dotychczasową pracę i dobrze życzyć na przyszłość. Zwłaszcza, jeśli okazuje się, że nowe stanowisko stanowić będzie awans lub kolejny krok na drodze do kariery. Nie warto jednak rezygnować z potencjału pracownika, zadbajmy więc o wymianę prywatnych kontaktów. Dzięki temu, jeśli w przyszłości pojawi się szansa na współpracę – w roli konsultanta lub być może na nowym stanowisku odpowiadającym oczekiwaniom pracownika, łatwiej będzie ponownie pozyskać taką osobę.

Miłym akcentem wobec odchodzącego pracownika może być zaplanowanie pożegnalnej imprezy, która daje okazję do podzielenia się wspomnieniami w luźnej atmosferze, w której cały zespół będzie mógł się odstresować i nabrać dystansu do całej sytuacji.
Offboarding krok po kroku

Zanim decyzja o odejściu z pracy danego specjalisty wpłynie do przełożonego, prawdopodobnie inni pracownicy już o niej wiedzą i krytycznie obserwują całą sytuację. To jaka będzie reakcja lidera z pewnością przełoży się na atmosferę w firmie. Warto pokazać, że firma ceni ludzi, którzy dla niej pracują – do samego końca. Nawet jeżeli zakładamy, że wszyscy już wiedzą o tym, że ich kolega rozwiązał umowę, przełożony powinien o tym oficjalnie poinformować. Otwarta i uczciwa komunikacja pozwoli na złagodzenie spekulacji i niepewności, które zawsze powstają w takiej sytuacji.

W pierwszej kolejności musimy jednak ustalić, w jaki sposób odbędzie się przekazanie wiedzy, komu ją przekazać i ile jest na to czasu. Podczas okresu wypowiedzenia nie obciążajmy odchodzącego pracownika nowymi zadaniami. Pozwólmy aby zakończył bieżące projekty i zadbajmy o przekazanie obowiązków i know-how niezbędnego do ich wykonania. To pracownik powinien zrealizować proces transferu wiedzy, warto jednak pamiętać, że okres wypowiedzenia nie zawsze jest wystarczający do pełnego wdrożenia następcy. Proces ten będzie o wiele bardziej wydajny, jeśli mamy narzędzia i systemy zapewniające ciągłe przekazywanie wiedzy od ekspertów do następców. Dlatego zawsze należy stwarzać mniej doświadczonym kolegom możliwości współpracy z ekspertami. To oczywiście sytuacja idealna, ale jeżeli nie mamy jeszcze osoby która przejmie obowiązki, zastanówmy się komu tymczasowo powierzyć dodatkowe zadania – czy będzie to jedna osoba, czy może lepiej rozdysponować pracę pomiędzy cały zespół.

Zadbajmy też o prawidłowe domknięcie wszelkich formalności – od przyjęcia wypowiedzenia umowy, przez przekazanie obowiązków, sprawy techniczne, aż po ewentualne referencje.

Exit interview a marka pracodawcy

Rozstanie z pracownikiem może być okazją do poprawy funkcjonowania firmy. Poprzez umożliwienie odchodzącym osobom dzielenia się zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi opiniami możemy uzyskać prawdziwy obraz sytuacji wewnątrz organizacji i podjąć odpowiednie kroki w celu naprawy mechanizmów, które nie do końca się sprawdzają.

Warto pamiętać, że każdy były pracownik może dalej wpływać na to jak inni postrzegają naszą firmę. Oprócz doświadczenia branżowego i wiedzy, zdobytych w organizacji, każdy ma bowiem swobodę otwartego dzielenia się opiniami na temat organizacji – w dowolny sposób, z każdym kto zapyta taką osobę o opinię lub z kim sam będzie chciał podzielić się swoimi doświadczeniami. Dlatego pracownicy byli i obecni powinni być traktowani jak bezcenni ambasadorzy marki pracodawcy, którzy w sposób naturalny mogą zadbać o employer branding. Liderzy, którzy palą mosty z odchodzącymi pracownikami, ryzykują tym że stracą znacznie więcej niż tylko jednego z podwładnych – narażają na szkodę reputację całej marki. Z kolei dobrze przeprowadzony proces offboardingu przekłada się na pozytywny wizerunek pracodawcy.